Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen. Dies ergibt sich aus einer Änderung des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) im Rahmen der Umsetzung der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Die vollständige Einführung erfolgt stufenweise bis 2027.
Die rechtlichen Anforderungen betreffen zunächst die Annahme von E-Rechnungen. Ab dem Jahr 2026 sind große Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auch zu versenden. Ab 2027 gilt diese Pflicht flächendeckend für alle Unternehmen im geschäftlichen Verkehr untereinander.
E-Rechnung: Strukturierte Formate und gesetzliche Anforderungen
Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes muss in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt und automatisch verarbeitet werden können. Ein PDF allein erfüllt diese Kriterien nicht. Zulässige Formate sind etwa XRechnung oder ZUGFeRD.
Gesetzlich gefordert ist zudem, dass die Rechnung ohne Medienbruch erstellt, übermittelt, empfangen und archiviert wird. Die elektronische Verarbeitung muss automatisiert möglich sein. Ebenso ist die Integration in ERP- oder Buchhaltungssysteme erforderlich. Die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein.
Zeitplan der Umsetzungspflicht im Überblick
- Ab 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 2026: Große Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.
- Ab 2027: Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen für alle Unternehmen.
Unternehmen, die die Umstellung nicht fristgerecht umsetzen, müssen mit steuerlichen Nachteilen rechnen.
Digitale Signatur: Rechtlicher Rahmen und Einsatzbereiche
Die elektronische Signatur dient der Sicherstellung der Authentizität und Unverändertheit elektronischer Dokumente. Ihre Anwendung bei E-Rechnungen ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird jedoch empfohlen. Die rechtliche Grundlage bilden die EU-eIDAS-Verordnung sowie in Deutschland die GoBD.
Es werden drei Signaturarten unterschieden:
- Einfache elektronische Signatur (EES): Geringste Sicherheitsstufe.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Ermöglicht eindeutige Identifikation des Unterzeichners.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Höchste Sicherheitsstufe, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Für den rechtssicheren Einsatz bei E-Rechnungen wird in der Praxis vor allem die qualifizierte elektronische Signatur empfohlen.
Technische Voraussetzungen und Umstellungsschritte
Für die Einführung der E-Rechnung sind unter anderem folgende Maßnahmen erforderlich:
- Kompatible ERP- und Buchhaltungssysteme
- Unterstützung strukturierter Datenformate (XRechnung, ZUGFeRD)
- Rechtskonforme Archivierung elektronischer Dokumente
- Nutzung zertifizierter Signaturlösungen
Die Umstellung sollte schrittweise erfolgen. Unternehmen wird geraten, zunächst Pilotprojekte zu starten und die Prozesse nach und nach in bestehende Systeme zu integrieren.
Empfohlene Maßnahmen zur Einführung
Zur erfolgreichen Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben empfiehlt sich:
- Frühzeitige Analyse bestehender Prozesse
- Schulungen für betroffene Mitarbeiter
- Stufenweise Integration in bestehende IT-Infrastruktur
- Regelmäßige Compliance-Prüfungen
- Zusammenarbeit mit spezialisierten Anbietern elektronischer Signaturen
Unternehmen können zudem auf spezialisierte Softwarelösungen zurückgreifen, die die Anforderungen an E-Rechnungen und digitale Signaturen erfüllen. Beispielsweise bietet die Lexware Warenwirtschaft pro 2015 Funktionen zur Erstellung und Verwaltung elektronischer Rechnungen sowie zur Integration von digitalen Signaturen. Ebenso ermöglicht die Lexware warenwirtschaft premium 2015 eine umfassende Unterstützung bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Anforderungen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
- Ist eine digitale Signatur verpflichtend? Nein, aber sie wird empfohlen.
- Was passiert bei Nicht-Umstellung? Es drohen steuerliche Nachteile.
- Welche Formate sind zulässig? XRechnung und ZUGFeRD.
- Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden? Mindestens zehn Jahre.
- Was bedeutet strukturiertes Datenformat? Die Daten müssen maschinell lesbar und automatisch verarbeitbar sein.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue organisatorische und technische Anforderungen. Die Nutzung strukturierter elektronischer Rechnungsformate sowie digitaler Signaturen kann die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unterstützen und die Effizienz der Geschäftsprozesse steigern. Unternehmen, die frühzeitig auf entsprechende Lösungen setzen, erfüllen nicht nur die rechtlichen Anforderungen, sondern können auch operative Vorteile realisieren. Weitere Informationen und Mustervorlagen zu Verträgen und Rechnungen finden Sie auf Vertrag.de.