Ein Entsendungsvertrag regelt den zeitlich begrenzten Einsatz eines Arbeitnehmers im Ausland. Er ergänzt den bestehenden Arbeitsvertrag und hält die Bedingungen fest, die während des Auslandseinsatzes gelten sollen.
Die Vorlage eignet sich für Unternehmen und Arbeitnehmer, die Aufgaben, Vergütung, Kosten und Rückkehr klar vereinbaren möchten. Eine schriftliche Regelung hilft, Missverständnisse vor Beginn der Entsendung zu vermeiden.
📄 Entsendungsvertrag für Auslandseinsätze kostenlos herunterladen
Melden Sie sich kurz zum Newsletter an und erhalten Sie die Vorlage als PDF oder Word-Datei.
Wofür wird ein Entsendungsvertrag genutzt?
Ein Entsendungsvertrag kommt zum Einsatz, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend für seinen Arbeitgeber in einem anderen Land tätig wird. Das kann etwa bei einem Projekt, dem Aufbau eines neuen Standorts, der Unterstützung eines Tochterunternehmens oder einer längeren Dienstreise der Fall sein.
Der ursprüngliche Arbeitsvertrag bleibt dabei in vielen Fällen bestehen. Der Entsendungsvertrag ergänzt ihn um die Besonderheiten des Auslandsaufenthalts. Er schafft eine nachvollziehbare Grundlage für beide Seiten und kann festhalten, welche Vereinbarungen nur für die Dauer der Entsendung gelten.
Welche Punkte sollte der Vertrag regeln?
Die konkrete Ausgestaltung hängt vom Einsatzland, der geplanten Dauer und der Aufgabe des Arbeitnehmers ab. Der Vertrag sollte die wichtigsten Fragen verständlich und möglichst eindeutig beantworten.
Dauer und Einsatzort
Der Entsendungsvertrag sollte den vorgesehenen Beginn und das Ende des Auslandseinsatzes nennen. Auch der genaue Einsatzort, das Unternehmen vor Ort und die Tätigkeit des Arbeitnehmers sollten festgehalten werden. Ist eine Verlängerung möglich, kann hierfür eine gesonderte Regelung aufgenommen werden.
Aufgaben und Weisungsbefugnis
Während eines Auslandseinsatzes kann sich die tägliche Arbeitsorganisation ändern. Daher sollte geregelt werden, welche Aufgaben der Arbeitnehmer übernimmt und wer ihm vor Ort Weisungen erteilen darf. Das ist besonders wichtig, wenn der Arbeitnehmer bei einer Tochtergesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen eingesetzt wird.
Vergütung und Zuschläge
Der Vertrag kann bestimmen, ob das bisherige Gehalt unverändert weitergezahlt wird und ob zusätzliche Leistungen vereinbart sind. Denkbar sind etwa Auslandszulagen, Wohnkostenzuschüsse, Kosten für Heimreisen oder ein Ausgleich für besondere Belastungen am Einsatzort.
Auch die Zahlungsweise sollte eindeutig sein. Dazu gehört beispielsweise die Frage, in welcher Währung Zahlungen erfolgen und ob einzelne Kosten direkt vom Arbeitgeber übernommen oder zunächst vom Arbeitnehmer ausgelegt werden.
Reise, Unterkunft und Umzug
Bei einer längeren Entsendung entstehen häufig Kosten für Anreise, Unterkunft, Umzug und Rückreise. Der Vertrag sollte festlegen, welche Ausgaben der Arbeitgeber trägt und welche Nachweise für eine Erstattung erforderlich sind. Praktisch ist eine klare Regelung zu Flügen, Mietwagen, Hotel, Wohnung und Gepäck.
Arbeitszeit, Urlaub und Krankheit
Auch im Ausland sollten Arbeitszeit, Urlaub und Meldungen im Krankheitsfall eindeutig geregelt sein. Dabei kann es sinnvoll sein, auf die bisherigen Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag zu verweisen und nur die Besonderheiten des Auslandseinsatzes zu ergänzen.
Wann ist eine Vorlage sinnvoll?
Eine Vorlage ist vor allem sinnvoll, wenn der Auslandseinsatz mehrere Wochen oder Monate dauert oder wenn der Arbeitnehmer seinen gewöhnlichen Arbeitsort vorübergehend vollständig ins Ausland verlegt. Je umfangreicher die Entsendung ist, desto wichtiger wird eine schriftliche Vereinbarung.
Auch bei kurzen Einsätzen kann eine Ergänzung sinnvoll sein, wenn zusätzliche Kosten entstehen oder besondere Aufgaben übernommen werden. Das gilt etwa bei Montageeinsätzen, Projektarbeiten, Schulungen oder der Betreuung eines ausländischen Standorts.
Worauf sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer achten?
Vor der Unterzeichnung sollten beide Seiten prüfen, ob die Angaben zum Einsatzort, zur Dauer und zur Tätigkeit vollständig sind. Unklare Formulierungen zu Kosten, Unterkunft oder Rückkehr können später zu Streit führen.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Regelungen zur Rückkehr nach Deutschland. Der Vertrag sollte festhalten, ob der Arbeitnehmer anschließend wieder an seinem bisherigen Arbeitsplatz eingesetzt wird oder ob eine andere Tätigkeit vorgesehen ist. Auch der Umgang mit einer vorzeitigen Beendigung des Auslandseinsatzes sollte geregelt werden.
Je nach Einsatzland können außerdem Fragen zu Einreise, Arbeitserlaubnis, Sozialversicherung und Steuern relevant sein. Diese Punkte hängen stark vom Einzelfall ab und sollten vor Beginn des Einsatzes geprüft werden.
Praxisbeispiel: Projektarbeit im Ausland
Ein Unternehmen entsendet einen Arbeitnehmer für sechs Monate zu einem verbundenen Unternehmen nach Spanien. Der Arbeitnehmer soll dort ein neues IT-System einführen und Mitarbeiter einarbeiten. Im Entsendungsvertrag werden der Zeitraum, der Einsatzort, die Aufgaben und die Ansprechpartner vor Ort festgelegt.
Zusätzlich vereinbaren die Parteien, dass das bisherige Gehalt weitergezahlt wird, der Arbeitgeber die Unterkunft organisiert und die Kosten für An- und Abreise übernimmt. Nach Ende des Projekts kehrt der Arbeitnehmer an seinen bisherigen Arbeitsort zurück. Durch diese Regelungen wissen beide Seiten, welche Leistungen und Pflichten während der Entsendung gelten.
Verwandte Vorlagen und Themen
Bei einer Entsendung kann es sinnvoll sein, auch den bestehenden Arbeitsvertrag zu prüfen. Ergänzend sollten Vereinbarungen zu Reisekosten, Arbeitsmitteln und einer möglichen Rückkehr an den bisherigen Arbeitsplatz klar dokumentiert werden.
