Ein Vertrag für einen Übungsleiter hält fest, unter welchen Bedingungen ein Trainer, Kursleiter oder Betreuer für einen Verein, ein Bildungsangebot oder eine andere Organisation tätig wird. Er beschreibt insbesondere die Aufgaben, den zeitlichen Umfang und die vereinbarte Vergütung.
Die schriftliche Vereinbarung hilft beiden Seiten, Erwartungen eindeutig festzuhalten. Die Vorlage sollte an das konkrete Angebot, die tatsächliche Zusammenarbeit und die organisatorischen Abläufe angepasst werden.
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Wofür wird ein Übungsleitervertrag genutzt?
Ein Übungsleitervertrag kann beispielsweise eingesetzt werden, wenn ein Verein einen Trainer für eine Sportgruppe, einen Kursleiter für ein regelmäßiges Bewegungsangebot oder einen Betreuer für bestimmte Veranstaltungen beschäftigt. Auch Bildungseinrichtungen, soziale Träger und andere Organisationen können eine solche Vereinbarung nutzen.
Der Vertrag sollte die tatsächliche Zusammenarbeit möglichst genau abbilden. Dazu gehört vor allem die Frage, ob der Übungsleiter als Arbeitnehmer eingesetzt oder auf einer anderen vertraglichen Grundlage tätig wird. Entscheidend sind nicht allein die Überschrift des Vertrags und die gewählte Bezeichnung, sondern auch die tatsächlichen Arbeitsbedingungen.
Wer feste Arbeitszeiten einhalten muss, in die Organisation eingegliedert ist und verbindliche Weisungen erhält, arbeitet unter anderen Voraussetzungen als ein selbstständig tätiger Kursleiter, der Inhalte und Durchführung weitgehend eigenständig bestimmt. Diese Einordnung sollte vor Vertragsabschluss geprüft werden.
Welche Punkte sollte der Vertrag regeln?
Vertragsparteien und Beginn der Tätigkeit
Im Vertrag sollten der vollständige Name und die Anschrift des Arbeitgebers beziehungsweise der Organisation sowie die Daten des Übungsleiters stehen. Außerdem ist festzuhalten, wann die Tätigkeit beginnt und ob sie auf unbestimmte Zeit oder nur für einen bestimmten Zeitraum vereinbart wird.
Bei einer zeitlich begrenzten Beschäftigung sollte das Ende eindeutig angegeben werden. Vereinbarungen über eine Befristung müssen sorgfältig vorbereitet und rechtzeitig abgeschlossen werden.
Aufgaben und Einsatzbereich
Die Aufgabenbeschreibung sollte erkennen lassen, welche Leistungen der Übungsleiter übernimmt. Dazu können die Vorbereitung und Durchführung von Übungsstunden, die Betreuung der Teilnehmer, die Kontrolle von Geräten oder die Teilnahme an Besprechungen gehören.
Auch die Zielgruppe und der Einsatzort können festgelegt werden. Arbeitet der Übungsleiter beispielsweise mit Kindern oder Jugendlichen, sollten die erforderlichen Nachweise, Qualifikationen und Schutzvorgaben berücksichtigt werden. Der Vertrag kann außerdem bestimmen, ob Wettkämpfe, Ausflüge, Ferienangebote oder besondere Veranstaltungen zum Aufgabenbereich gehören.
Arbeitszeit und Vertretung
Bei regelmäßig stattfindenden Angeboten sollten Wochentage, Uhrzeiten und Dauer der Einheiten möglichst konkret genannt werden. Zusätzlich kann geregelt werden, wie Vorbereitungszeiten, Besprechungen und Veranstaltungen außerhalb des normalen Kursplans behandelt werden.
Sinnvoll ist außerdem eine Vereinbarung für den Fall, dass eine Übungsstunde ausfällt. Der Vertrag kann festlegen, wann der Übungsleiter den Verantwortlichen informieren muss und ob eine Vertretung eingesetzt werden darf. Eine Vertretung sollte nicht eigenmächtig bestimmt werden, wenn der Arbeitgeber die eingesetzte Person vorher prüfen muss.
Vergütung und Auslagen
Die Vergütung kann als monatlicher Betrag, als Stundenvergütung oder als Entgelt pro durchgeführter Einheit vereinbart werden. Der Vertrag sollte außerdem bestimmen, wann die Abrechnung erfolgt und zu welchem Zeitpunkt die Zahlung fällig ist.
Zusätzliche Kosten sollten getrennt geregelt werden. Dazu gehören beispielsweise Fahrtkosten, Eintrittsgelder, Materialkosten oder Ausgaben für Veranstaltungen. Dabei sollte klar sein, welche Auslagen übernommen werden, ob vorher eine Zustimmung erforderlich ist und welche Belege eingereicht werden müssen.
Urlaub, Krankheit und Ausfallzeiten
Bei einem Arbeitsverhältnis gehören auch Regelungen zu Urlaub, Krankheit und sonstigen Fehlzeiten in den Vertrag. Der Übungsleiter sollte wissen, bei wem er sich krankmeldet und bis wann die Mitteilung erfolgen muss.
Bei wechselnden Kurszeiten sollte außerdem festgelegt werden, wie Urlaub abgestimmt wird. So lässt sich vermeiden, dass ein laufendes Angebot kurzfristig ohne Leitung bleibt.
Arbeitsmittel, Räume und Sicherheit
Der Vertrag kann festhalten, welche Räume, Geräte und Materialien zur Verfügung gestellt werden. Der Übungsleiter sollte verpflichtet werden, diese sorgfältig zu behandeln und Schäden oder Sicherheitsmängel unverzüglich zu melden.
Bei sportlichen oder körperlich anspruchsvollen Angeboten ist eine klare Aufgabenverteilung besonders wichtig. Dazu gehört etwa, wer die Räume öffnet, Geräte kontrolliert, Teilnehmerlisten führt und nach dem Angebot für Ordnung sorgt.
Beendigung der Zusammenarbeit
Für unbefristete Verträge sollten die anwendbaren Kündigungsfristen eindeutig angegeben werden. Bei befristeten Verträgen ist zu prüfen, ob und unter welchen Voraussetzungen eine ordentliche Kündigung während der Laufzeit möglich sein soll.
Zusätzlich kann geregelt werden, welche Arbeitsmittel, Schlüssel, Teilnehmerlisten oder Unterlagen nach Vertragsende zurückzugeben sind. Vertrauliche Informationen dürfen auch nach dem Ausscheiden nicht ohne Erlaubnis weitergegeben werden.
Wann ist die Vorlage sinnvoll?
Die Vorlage eignet sich vor allem für regelmäßig eingesetzte Übungsleiter, deren Aufgaben und Einsatzzeiten im Voraus feststehen. Sie kann auch genutzt werden, wenn eine bislang nur mündlich geregelte Zusammenarbeit schriftlich festgehalten werden soll.
Ein Beispiel: Ein Sportverein beschäftigt einen Übungsleiter, der jeden Dienstag und Donnerstag eine Jugendgruppe betreut. Der Vertrag hält die Trainingszeiten, die Vergütung pro Monat, die Zuständigkeit für die Geräte und das Vorgehen bei Krankheit fest. Dadurch wissen Verein und Übungsleiter, welche Aufgaben übernommen werden und wer bei einem Ausfall informiert werden muss.
Worauf sollten Nutzer beim Ausfüllen achten?
Alle offenen Felder sollten vollständig ausgefüllt und nicht benötigte Klauseln gestrichen oder angepasst werden. Mündliche Nebenabreden sollten vermieden werden. Besondere Vereinbarungen, etwa zu zusätzlichen Veranstaltungen, Fahrtkosten oder Fortbildungen, gehören ebenfalls in den Vertrag oder in eine eindeutig bezeichnete Anlage.
Vor der Unterzeichnung sollte geprüft werden, ob die Vertragsart zur tatsächlichen Durchführung der Tätigkeit passt. Auch bestehende Vereinsordnungen, Tarifregelungen oder betriebliche Vorgaben können Auswirkungen auf den Inhalt haben.
Verwandte Vorlagen und Themen
Weitere allgemeine Informationen und Vorlagen finden Sie auf der Seite Arbeitsvertrag Muster und Vorlagen. Für eine gesonderte Vereinbarung mit einem selbstständig eingesetzten Kursleiter kann außerdem der Vertrag mit einem Trainer, Kursleiter oder Übungsleiter relevant sein.
