Ein Werkstudentenvertrag regelt die Beschäftigung eines immatrikulierten Studenten neben seinem Studium. Die Vorlage schafft eine schriftliche Grundlage für Aufgaben, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Vertragsdauer und Kündigung.
Der Vertrag eignet sich für Unternehmen, die Studenten regelmäßig oder für einen begrenzten Zeitraum beschäftigen. Er berücksichtigt, dass neben den allgemeinen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses auch der Studienstatus und die Arbeitszeit während der Vorlesungszeit beachtet werden müssen.
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Wofür wird ein Werkstudentenvertrag verwendet?
Ein Werkstudentenvertrag wird abgeschlossen, wenn ein eingeschriebener Student neben seinem Studium als Arbeitnehmer in einem Unternehmen tätig wird. Die Tätigkeit kann dauerhaft, projektbezogen oder auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt sein.
Die Vorlage ist insbesondere dann sinnvoll, wenn der Student regelmäßig eingesetzt wird und eine höhere Vergütung als bei einem Minijob erhält. Sie kann beispielsweise für Tätigkeiten in der Verwaltung, Entwicklung, Kundenbetreuung, Buchhaltung, Produktion oder im Marketing verwendet werden.
Der Werkstudent bleibt Arbeitnehmer. Deshalb sollten die üblichen Bedingungen eines Arbeitsvertrags vollständig geregelt werden. Hinzu kommen Vereinbarungen zum Studienstatus, zur Vorlage der Immatrikulationsbescheinigung und zu weiteren Beschäftigungen.
Welche Punkte sollte der Werkstudentenvertrag regeln?
Vertragsparteien und Beginn der Beschäftigung
Der Vertrag sollte Arbeitgeber und Werkstudent eindeutig benennen. Dazu gehören die vollständigen Namen und Anschriften sowie der vereinbarte Beginn des Arbeitsverhältnisses.
Bei einer befristeten Beschäftigung müssen auch das Enddatum oder der Zweck der Befristung klar angegeben werden. Soll das Arbeitsverhältnis unbefristet laufen, sollte geregelt sein, wie mit dem Ende des Studiums oder einer Exmatrikulation umgegangen wird.
Aufgaben und Arbeitsort
Die Tätigkeiten sollten möglichst konkret beschrieben werden. Eine allgemeine Formulierung wie „Unterstützung im Betrieb“ lässt zu viel Spielraum. Besser ist eine Beschreibung des Arbeitsbereichs, etwa Unterstützung bei der Datenpflege, Mitarbeit an Projekten oder Vorbereitung von Auswertungen.
Auch der Arbeitsort gehört in den Vertrag. Soll der Werkstudent teilweise im Homeoffice arbeiten, sollten Arbeitszeiten, Erreichbarkeit, Datenschutz und die Nutzung betrieblicher Geräte zusätzlich geregelt werden.
Arbeitszeit und Studienstatus
Die regelmäßige Wochenarbeitszeit ist ein zentraler Bestandteil des Vertrags. Während der Vorlesungszeit sollte eindeutig festgelegt werden, an welchen Tagen oder in welchem zeitlichen Umfang der Werkstudent eingesetzt wird.
Für die vorlesungsfreie Zeit können abweichende Arbeitszeiten vereinbart werden. Solche Änderungen sollten nicht nur mündlich erfolgen, sondern nachvollziehbar dokumentiert werden.
Der Werkstudent sollte verpflichtet werden, für jedes Semester eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung vorzulegen. Änderungen wie Studienabschluss, Exmatrikulation, Urlaubssemester oder weitere Beschäftigungen sollte er dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen.
Vergütung und Abrechnung
Der Vertrag sollte einen Bruttostundenlohn oder ein festes monatliches Bruttoentgelt nennen. Außerdem sollte geregelt werden, wann die Vergütung ausgezahlt wird und wie geleistete Arbeitsstunden erfasst werden.
Bei schwankenden Einsatzzeiten ist eine klare Zeiterfassung besonders wichtig. Ein Arbeitszeitkonto kann vereinbart werden, wenn zusätzlich festgelegt wird, wie Mehrstunden genehmigt, ausgeglichen oder vergütet werden.
Urlaub, Krankheit und Kündigung
Auch Werkstudenten haben Anspruch auf bezahlten Urlaub. Die Zahl der Urlaubstage richtet sich nach den regelmäßigen Arbeitstagen pro Woche. Der Vertrag sollte deshalb nicht nur die Wochenstunden, sondern möglichst auch die Verteilung der Arbeitszeit festhalten.
Für Krankheitsfälle sollten das Meldeverfahren und die Vorlage erforderlicher Nachweise geregelt werden. Zusätzlich gehören die Kündigungsfrist und eine mögliche Probezeit in den Vertrag.
Bei einem befristeten Werkstudentenvertrag sollte geprüft werden, ob eine ordentliche Kündigung während der Vertragslaufzeit möglich sein soll. Eine entsprechende Regelung muss eindeutig formuliert werden.
Wann ist die Vorlage sinnvoll?
Die Vorlage eignet sich für Arbeitgeber, die einen Studenten regelmäßig in betriebliche Abläufe einbinden möchten. Sie ist auch sinnvoll, wenn der Einsatz über mehrere Semester geplant ist oder die Arbeitszeit während der Semesterferien erhöht werden soll.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen beschäftigt einen Studenten für 15 Stunden pro Woche im Bereich Marketing. Während der Semesterferien soll er vorübergehend zusätzliche Aufgaben übernehmen. Im Vertrag werden die normale Wochenarbeitszeit, die mögliche zeitlich begrenzte Erhöhung, der Stundenlohn und die Pflicht zur Vorlage der Immatrikulationsbescheinigung festgehalten.
Für ein Pflichtpraktikum, einen kurzfristigen Ferienjob oder eine geringfügige Beschäftigung kann dagegen eine andere Vertragsvorlage besser geeignet sein. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung des Vertrags, sondern die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit.
Worauf sollten Arbeitgeber und Werkstudent achten?
Vor der Unterschrift sollten beide Seiten prüfen, ob Aufgaben, Arbeitszeit und Vergütung vollständig eingetragen sind. Unklare Angaben führen später häufig zu Missverständnissen bei der Einsatzplanung oder Lohnabrechnung.
Der Arbeitgeber sollte den Studienstatus nicht nur zu Beginn kontrollieren. Sinnvoll ist eine erneute Prüfung zu jedem Semester. Der Werkstudent sollte seinerseits darauf achten, dass sich Arbeitszeiten und Studium miteinander vereinbaren lassen.
Die Vorlage muss an den konkreten Betrieb angepasst werden. Besondere Regelungen können beispielsweise für Homeoffice, Datenschutz, Verschwiegenheit, Arbeitsmittel, Schichtarbeit oder den Umgang mit betrieblichen Unterlagen erforderlich sein.
Verwandte Vorlagen und Themen
Für die Erfassung persönlicher und abrechnungsrelevanter Angaben kann ergänzend ein Personalbogen verwendet werden.
Liegt die Vergütung innerhalb der geltenden Minijob-Grenze, kann stattdessen ein Arbeitsvertrag für einen Minijobber in Betracht kommen. Für eine Tätigkeit, die ausschließlich in der vorlesungsfreien Zeit ausgeübt wird, steht außerdem ein Arbeitsvertrag für einen Ferienjob zur Verfügung.
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Der Download ist für Arbeitgeber, Personalabteilungen und Studierende gedacht, die eine klare Grundlage für die Beschäftigung neben dem Studium brauchen. Die Vorlage sollte anschließend mit den konkreten Daten zu Tätigkeit, Arbeitszeit, Vergütung, Befristung und Nachweispflichten ergänzt werden.
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Nutzen Sie die Vorlage als Grundlage für einen verständlichen Werkstudentenvertrag. Prüfen Sie vor der Unterschrift besonders Arbeitszeit, Vergütung, Befristung, Aufgabenbereich, Immatrikulationsnachweis und weitere Beschäftigungen.
