Digital unterschreiben: Was bei Arbeitsverträgen ab 2025 genau gilt

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Mit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV ist der vollständig digitale Abschluss von Arbeitsverträgen möglich geworden – eine Ergänzung zum Hauptbeitrag „Digitale Arbeitsverträge ab 2025 möglich“ auf Vertrag.de. Doch welche Voraussetzungen gelten konkret? Und in welchen Fällen bleibt die Schriftform weiterhin erforderlich?

Rechtlicher Rahmen: Formfreiheit und Nachweispflicht

Ein Arbeitsvertrag kann nach deutschem Recht grundsätzlich formfrei geschlossen werden – auch mündlich. Entscheidend ist die Einigung beider Parteien über Inhalt und Beginn des Arbeitsverhältnisses. Unabhängig davon verpflichtet das Nachweisgesetz den Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen spätestens einen Monat nach Arbeitsbeginn schriftlich festzuhalten.

Bis Anfang 2025 bedeutete das: Die Vertragsbedingungen mussten auf Papier übergeben werden. Seit dem 1. Januar 2025 ist dies nicht mehr zwingend. Der Nachweis kann nun auch elektronisch erbracht werden – sofern bestimmte gesetzliche Anforderungen eingehalten werden.

Textform ersetzt Schriftform – aber nicht in jedem Fall

Maßgeblich für die digitale Form ist die Unterscheidung zwischen Textform (§ 126b BGB) und qualifizierter elektronischer Signatur (§ 126a BGB):

  • Die Textform reicht bei unbefristeten Arbeitsverträgen in der Regel aus. Voraussetzung: Die Erklärung muss auf einem dauerhaften Datenträger erfolgen (z. B. PDF), unveränderbar sein und dem Arbeitnehmer zugänglich gemacht werden.
  • Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) vorgeschrieben. Diese erfüllt die rechtliche Funktion der Schriftform und setzt die Nutzung eines zertifizierten Signaturverfahrens voraus – z. B. mit Video‑Ident-Verfahren und TAN‑Freigabe.

Beide Vertragsparteien müssen dabei identische Versionen des Dokuments digital unterzeichnen.

Elektronische Signaturen im Überblick

In der Praxis wird zwischen drei Signaturformen unterschieden:

  • Einfache elektronische Signatur (EES): z. B. eingescannte Unterschrift oder Name unter einer E‑Mail; leicht fälschbar, ohne rechtlich bindende Wirkung.
  • Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): z. B. Bestätigung per SMS oder Ausweisdokument; sicherer, aber nicht gleichwertig mit Schriftform.
  • Qualifizierte elektronische Signatur (QES): rechtlich gleichgestellt mit handschriftlicher Unterschrift; nur von anerkannten Zertifizierungsdiensten ausgestellt.

Für viele Arbeitsverhältnisse ist die QES nicht zwingend erforderlich – wohl aber dann, wenn das Gesetz Schriftform ausdrücklich verlangt.

Ausnahmen und branchenspezifische Vorgaben

In bestimmten Bereichen bleibt die Schriftform verpflichtend. Dazu gehören:

  • Befristete Arbeitsverhältnisse nach § 14 Abs. 4 TzBfG
  • Nachvertragliche Wettbewerbsverbote (§ 74 HGB)
  • Beschäftigungsverhältnisse in Branchen mit erhöhter Schwarzarbeitsgefahr (§ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz) wie Bau, Gastronomie, Logistik
  • Kündigungen und Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)

Zudem können in tarifgebundenen Betrieben abweichende Vorgaben bestehen; einige Tarifverträge verlangen ausdrücklich weiterhin die Schriftform.

Umsetzung in der Praxis

Damit ein digitaler Arbeitsvertrag rechtswirksam ist, müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass:

  • das Dokument in Textform oder mit qualifizierter Signatur erstellt wurde,
  • der Arbeitnehmer es speichern und dauerhaft aufbewahren kann,
  • und der Empfang des digital unterschriebenen Vertrags bestätigt wird.

Arbeitgeber sind außerdem verpflichtet, auf Wunsch eine gedruckte Fassung zur Verfügung zu stellen. Die elektronische Version bleibt dabei rechtlich gültig.

Wer tiefer in die rechtlichen Details zur digitalen Signatur einsteigen möchte, findet weitere Informationen zur eIDAS‑Reform und elektronischen Identifizierung in Europa, etwa im Beitrag zur geplanten EUDI‑Wallet auf Vertrag.de.

Fazit

Mit dem BEG IV wurde der Weg für digitale Arbeitsverträge geebnet. Wichtig bleibt die präzise Einhaltung der vorgeschriebenen Form – insbesondere bei befristeten Verträgen. Die neue Regelung ermöglicht mehr Flexibilität und Effizienz im Personalbereich, ohne dabei die gesetzlichen Anforderungen außer Acht zu lassen.