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Ab dem 1. Januar 2025 können Arbeitsverträge unter bestimmten Voraussetzungen digital abgeschlossen werden. Grundlage ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das der Bundesrat am 18. Oktober 2024 beschlossen hat. Es enthält unter anderem Änderungen am Nachweisgesetz (NachwG), die es Arbeitgebern ermöglichen, Vertragsbedingungen in Textform zu übermitteln.
Die neuen Regelungen betreffen sowohl neue Arbeitsverhältnisse als auch Änderungen in bestehenden Verträgen. Bislang war es gesetzlich erforderlich, dass Arbeitsverträge eigenhändig unterschrieben werden. Dies führte dazu, dass auch bei digitaler Erstellung die Verträge ausgedruckt und unterschrieben werden mussten. Vertrag.de bietet hierfür Vorlagen für Arbeitsverträge an, die sich an die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen anpassen lassen.
Textform ersetzt Schriftform – unter Bedingungen
Die Änderungen erlauben die Textform nach § 126b BGB. Das bedeutet: Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr erforderlich. Es genügt, wenn die Person des Erklärenden genannt wird, etwa in einer E-Mail oder einem PDF-Dokument. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht notwendig.
Damit ein digital übermittelter Vertrag den gesetzlichen Anforderungen genügt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Das Dokument muss dem Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden.
- Der Mitarbeitende muss das Dokument speichern und ausdrucken können.
- Der Arbeitgeber muss den Mitarbeitenden zur Empfangsbestätigung auffordern.
Vertrag.de stellt auch Vorlagen für Änderungsverträge bereit, die sich für diese Zwecke nutzen lassen.
Formerleichterungen auch für Vertragsänderungen
Die Neuerungen gelten auch für Vertragsnachträge und Änderungsvereinbarungen. Damit können etwa geänderte Arbeitszeiten oder neue Tätigkeiten ohne handschriftliche Unterschrift vereinbart werden. Die Verträge können beispielsweise als PDF-Datei per E-Mail versendet oder über interne HR-Systeme bereitgestellt werden.
Der Vertrag kann dabei auf unterschiedliche Weise übermittelt werden:
- als einfacher E-Mail-Anhang,
- per Ausdruck und Unterschrift durch den Mitarbeitenden mit anschließendem Scan,
- oder durch digitale Signatur auf einem mobilen Gerät.
Grenzen der Digitalisierung: Ausnahmen bleiben bestehen
Ein vollständiger Verzicht auf Schriftform ist nicht in allen Fällen möglich. Die folgenden Sachverhalte bleiben weiterhin schriftformgebunden:
- Befristete Arbeitsverhältnisse (außer bei Befristung bis zur Regelaltersgrenze), gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG,
- nachvertragliche Wettbewerbsverbote, gemäß § 74 Abs. 1 HGB,
- Praktikumsverträge ohne Mindestlohnpflicht, gemäß § 2 Abs. 1a NachwG,
- Beschäftigungsverhältnisse in bestimmten Branchen (z. B. Bau, Gastronomie, Spedition, Fleischwirtschaft), gemäß Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz.
Auch die Kündigung oder der Abschluss eines Aufhebungsvertrags bleibt gemäß § 623 BGB nur in Schriftform wirksam. Eine passende Kündigungsvorlage für Arbeitnehmer stellt Vertrag.de ebenfalls bereit, unter Einhaltung der aktuellen Anforderungen. Weitere Informationen zur Kündigung finden sich im Ratgeberbereich.
Tarifverträge können strengere Regelungen vorsehen
In Branchen mit Tarifverträgen können abweichende Formvorschriften gelten. Beispiele:
- Der Manteltarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie in Baden-Württemberg sieht eine schriftliche Vereinbarung vor.
- Der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) verlangt ebenfalls die Schriftform.
Diese tariflichen Vorgaben müssen von tarifgebundenen Arbeitgebern weiterhin beachtet werden. Allerdings ist in vielen Fällen die Formvorgabe deklaratorisch, also nicht zwingend im Sinne des § 125 BGB. Verstöße führen daher in der Regel nicht zur Unwirksamkeit des Arbeitsvertrags, sondern können tarifrechtlich relevant sein.
Eine Ausnahme bilden Branchen wie das Baugewerbe. Hier bleibt aufgrund des Bezugs zum Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz die strikte Schriftform bestehen.
Praxisrelevanz und rechtliche Umsetzung
Arbeitgeber sollten bei der Einführung digitaler Vertragsprozesse prüfen, ob alle Pflichtangaben des Nachweisgesetzes erfüllt sind. Die zum 1. August 2022 verschärften Anforderungen an die Dokumentation arbeitsvertraglicher Bedingungen bleiben bestehen. Bei einem ausdrücklichen Wunsch des Mitarbeitenden muss der Arbeitgeber die Vertragsbedingungen zusätzlich in Schriftform bereitstellen.
Mit der Gesetzesänderung reagiert der Gesetzgeber auf Forderungen aus der Praxis. Die neuen Regelungen erleichtern die Abwicklung administrativer Prozesse und sollen bürokratische Hürden im Arbeitsalltag abbauen.