Dokumente in Google Docs lassen sich auf mehreren Wegen digital unterzeichnen, ohne dass Ausdrucke oder externe Programme nötig sind. Je nach Einsatzbereich und rechtlichen Anforderungen stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung.
Drei Hauptmethoden ermöglichen das Einfügen einer Unterschrift: die Verwendung des Google-Zeichentools, das Einfügen einer Bilddatei sowie der Einsatz spezieller Add-ons. Diese Varianten unterscheiden sich im Aufwand, der rechtlichen Absicherung und der technischen Umsetzung.
Unterschrift über das Zeichentool von Google Docs
Das integrierte Zeichentool von Google Docs erlaubt das Erstellen einer einfachen Signatur direkt im Dokument. Nutzer platzieren den Cursor an der gewünschten Stelle, wählen im Menü „Einfügen > Zeichnung > Neu“, klicken auf das Linien-Symbol und verwenden die Funktion „Skizze“, um mit Maus oder Touchpad zu unterschreiben.
Die erzeugte Grafik kann innerhalb des Dokuments angepasst und verschoben werden. Sie stellt eine einfache elektronische Signatur (EES) im Sinne der eIDAS-Verordnung dar. Für interne Freigaben oder informelle Schreiben genügt diese Form häufig. Ein rechtlicher Nachweis darüber, wer unterzeichnet hat, ist jedoch nur eingeschränkt möglich. Weitere Hinweise zur rechtlichen Wirkung finden Sie auch auf der Seite zu Mietverträgen.
Unterschrift als Bild einfügen
Alternativ kann eine handschriftliche Unterschrift eingescannt oder fotografiert und als Bild in das Dokument eingefügt werden. Die Datei wird über „Einfügen > Bild > Vom Computer hochladen“ eingebettet. Optional lassen sich Darstellung und Position im Text anpassen.
Auch diese Methode fällt unter die EES und ist für viele alltägliche Vorgänge ausreichend. Sie ermöglicht eine originalgetreue Wiedergabe der Handschrift, bietet jedoch keine verlässliche Nachverfolgbarkeit hinsichtlich der Identität des Unterzeichnenden oder des Zeitpunkts der Unterschrift.
Seit dem 1. Januar 2025 genügt in vielen Fällen eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur, da zahlreiche gesetzliche Schriftformerfordernisse auf die Textform abgesenkt wurden. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist nur noch dort erforderlich, wo das Gesetz sie ausdrücklich verlangt – beispielsweise bei bestimmten Kaufverträgen.
Add-ons zur elektronischen Signatur in Google Docs
Zur Integration fortgeschrittener oder qualifizierter Signaturen können Add-ons aus dem Google Workspace Marketplace genutzt werden. Über das Menü „Erweiterungen > Add-ons > Add-ons aufrufen“ lassen sich passende Erweiterungen wie „Skribble“ installieren. Diese Tools ermöglichen unter anderem das Signieren mit Zeitstempel, das Einbinden mehrerer Unterzeichner und das automatisierte Versenden signierter Dokumente.
Die Qualität und Rechtswirksamkeit der erzeugten Signaturen hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Einige Add-ons unterstützen ausschließlich EES, andere auch FES oder QES. Welche Stufe erforderlich ist, richtet sich nach dem Dokumenttyp und der rechtlichen Bedeutung. Bei Beendigungen von Vertragsverhältnissen können digitale Signaturen auch beim Kündigen von Verträgen eingesetzt werden.
Professionelle E-Signatur mit Google-Drive-Integration
Mit der Google-Drive-Integration von Skribble lassen sich Dokumente direkt im Drive-Ordner elektronisch unterzeichnen. Nach der einmaligen Freischaltung über die Google-Admin-Konsole können berechtigte Nutzer über das Kontextmenü ein Dokument mit der Funktion „Öffnen mit > Skribble Electronic Signature“ signieren.
Die Unterschrift wird anschließend automatisch im selben Ordner gespeichert. Voraussetzung ist ein aktives Skribble-Konto sowie die Eingabe der zugehörigen API-Daten. Der Anbieter stellt laut eigenen Angaben alle drei Signaturstandards bereit (EES, FES, QES) und hostet die Plattform in einem europäischen Rechenzentrum.
Vergleich der Methoden im Überblick
| Methode | Aufwand | Signaturtyp | Nachvollziehbarkeit | Technische Voraussetzung |
|---|---|---|---|---|
| Zeichentool | gering | EES | gering | keine |
| Bilddatei | mittel | EES | gering | Scanner oder Kamera |
| Add-on | mittel–hoch | EES–QES | variabel | Installation erforderlich |
| Integration (z. B. Skribble) | initial hoch | FES/QES | hoch | Adminfreigabe, API |
Auswahl der passenden Signaturform
- Für interne Notizen oder informelle Abstimmungen reicht eine EES über das Zeichentool.
- Wer Wert auf eine optisch saubere Unterschrift legt, kann auf eine Bilddatei zurückgreifen.
- Add-ons bieten zusätzliche Funktionen, sind aber je nach Anbieter kostenpflichtig oder limitiert.
- Bei hohen Anforderungen an Sicherheit, Nachweisbarkeit oder Rechtsgültigkeit empfiehlt sich eine professionelle Lösung mit FES oder QES.
Unabhängig von der gewählten Methode gilt: Der gewünschte rechtliche Standard bestimmt, welche Signaturform eingesetzt werden sollte. In Fällen mit besonderem Nachweisbedarf ist eine identitätsgeprüfte elektronische Signatur zu bevorzugen.