Ein Übergabeprotokoll hält den Zustand von Objekt und Zubehör bei der Eigentumsübergabe fest. Es schützt Käufer:innen und Verkäufer:innen, dokumentiert Zählerstände und Mängel und verhindert spätere Beweisprobleme. Die Vorlage folgt in Kürze – die wichtigsten Inhalte finden Sie hier kompakt.
Beim Immobilien- oder Objektkauf schafft ein Protokoll Rechtssicherheit, weil es den Ist‑Zustand und vereinbarte Punkte eindeutig dokumentiert. Für viele Streitfälle ist es die schnellste Form der Beweisführung – besonders bei Mängeln, fehlenden Schlüsseln oder unklaren Zählerständen.
Nutzen Sie das Übergabeprotokoll zusätzlich als Checkliste für Termine, Fotos und Unterlagen. Verlinken Sie es mit dem Kaufvertrag und bewahren Sie Kopien gemeinsam auf. Bei Wohnraum-Themen nutzen Sie ergänzend das Übergabeprotokoll im Mietrecht.
Was ist ein Übergabeprotokoll beim Kauf?
Das Protokoll dokumentiert Zeitpunkt, Beteiligte, Objektbezug und Zustand des Kaufgegenstands (z. B. Haus, Wohnung, Maschine). Es ergänzt den Kaufvertrag um eine präzise Zustandsaufnahme und vermeidet Nachträge, weil Details zur Übergabe unterschrieben festgehalten werden.
Was dokumentiert das Übergabeprotokoll genau?
Kernpunkte sind Zustand, Zählerstände und Umfang der Übergabe. Dazu gehören Räume, Außenanlagen, Zubehör (Schlüssel, Fernbedienungen), Einbauten, Protokoll von Mängeln sowie Foto‑/Video‑Belege. Unterschriften bestätigen Inhalt und Zeitpunkt.
Bei beweglichen Sachen (z. B. Fahrzeug, Maschine) kommen Seriennummern, Laufleistung oder Betriebsstunden hinzu. Bei Immobilien ergänzen Sie Grundbuch‑, Lage‑ und Vertragsdaten.
Übergabeprotokoll vs. Abnahmeprotokoll – der Unterschied
Abnahmeprotokolle stammen häufig aus dem Werkvertragsrecht, während Übergabeprotokolle die Eigentumsübertragung im Kauf abbilden. Für Käufer:innen zählt, was am Übergabetag übergeben wurde – und in welchem Zustand.
Inhalt & Checkliste
Nutzen Sie die folgende Struktur als Checkliste. Sie deckt die häufigsten Streitpunkte ab und sorgt für klare Belege.
Pflichtangaben im Überblick
Beteiligte und Objektbezug. Namen, Anschriften, Objektbezeichnung (Adresse, Grundbuch, Seriennummer).
Termin & Besitzübergang. Datum, Uhrzeit, Ort, Schlüsselübergabe, Gefahrübergang.
Zählerstände & Medien. Strom, Gas, Wasser, Wärmemengenzähler, Öltankfüllstand, Foto‑Nachweise.
Zubehör & Unterlagen. Schlüsselsets, Handbücher, Rechnungen, Wartungshefte, Codes.
Mängel & Vorbehalte. Genaue Beschreibung, Fotos, Fristen/Vereinbarungen zur Beseitigung.
Unterschriften. Käufer:in/Verkäufer:in, Datum, ggf. Zeugen/Verwaltung.
Ablauf der Übergabe
Bereiten Sie die Übergabe strukturiert vor, um Zeit zu sparen und Lücken zu vermeiden. So gehen Sie vor:
Vor dem Termin
Checkliste drucken und Unterlagen sammeln. Kaufvertrag, Ausweise, Schlüssel‑liste, letzte Abrechnungen und Wartungsbelege. Termin bestätigen, Kamera/Handy laden.
Beim Termin
Rundgang, Zählerstände, Fotos. Raum für Raum prüfen, Protokoll ausfüllen, Zubehör zählen, Mängel dokumentieren. Beide Parteien unterschreiben identische Fassungen.
Nach dem Termin
Dokumente teilen und sicher ablegen. Kopien an Beteiligte senden, Zählerstände an Versorger melden, Protokoll mit dem Kaufvertrag ablegen.
Typische Fehler vermeiden
Die meisten Streitpunkte entstehen durch fehlende Belege oder unklare Formulierungen. Diese Punkte sichern Sie ab:
Keine Fotos / ungenaue Mängelbeschreibung
Fotos gehören in jedes Protokoll. Beschreiben Sie Mängel konkret (Ort, Größe, Anzahl) und fügen Sie 2–3 Fotos je Punkt hinzu.
Einseitige Dokumente
Beide Parteien unterschreiben identische Fassungen. Nachträge nur schriftlich und datiert. Versionierung beachten.
Vergessene Zählerstände/Zubehör
Alle Zählerstände notieren und Schlüsselsets zählen; ggf. separate Liste anhängen.
Kauf vs. Miete: welches Protokoll passt?
Für Mietverhältnisse nutzen Sie das Übergabeprotokoll im Mietrecht. Im Kaufrecht liegt der Fokus stärker auf Eigentums‑ und Gefahrübergang, Zählerabgleich sowie Zubehör/Unterlagen. Querverweise helfen, wenn Kauf und spätere Vermietung zusammenfallen.
FAQ
Hier beantworten wir die häufigsten Fragen kurz und präzise. Die Antworten gelten für Käufe (v. a. Immobilien) und lassen sich bei beweglichen Sachen entsprechend anpassen.
Ist ein Übergabeprotokoll beim Hauskauf Pflicht?
Gesetzlich nicht zwingend, praktisch dringend empfohlen. Das Protokoll beugt Beweisproblemen vor und ergänzt den Kaufvertrag um eine unterschriebene Zustandsaufnahme.
Was gehört in ein Übergabeprotokoll beim Kauf?
Beteiligte, Objektbezug, Zeitpunkt, Zählerstände, Mängel, Zubehör, Unterschriften. Fotos/Video und Fristen für Beseitigungen erhöhen die Beweiskraft.
Wer erstellt das Übergabeprotokoll beim Hausverkauf?
In der Regel Käufer:in und Verkäufer:in gemeinsam. Optional unterstützt Makler:in oder Verwaltung; maßgeblich ist die gemeinsame Unterschrift.
Wann wird das Protokoll unterschrieben?
Am Tag der Übergabe nach dem Rundgang. Beide Parteien erhalten identische Fassungen. Nachträge nur schriftlich mit Datum.
Übergabe- vs. Abnahmeprotokoll – was ist richtig?
Beim Kauf nutzen Sie ein Übergabeprotokoll, im Werkvertrag eher das Abnahmeprotokoll. Wichtig ist die klare Zuordnung zum Vertragstyp.