Beim Kauf einer Eigentumswohnung ist der Notartermin nur ein Zwischenschritt. Entscheidend für den Alltag ist der Tag, an dem der Verkäufer die Wohnung tatsächlich übergibt. Mit diesem Termin gehen in der Regel Nutzen und Lasten auf den Käufer über: Ab dann trägt er die laufenden Kosten, und ab dann zählt der Zustand, in dem er die Räume vorfindet.
Das Übergabeprotokoll hält diesen Zustand schriftlich fest. Es ist kein eigener Vertrag, sondern ein Beweismittel. Es dokumentiert Zählerstände, übergebene Schlüssel, erkennbare Mängel und mitverkauftes Inventar zu einem bestimmten Zeitpunkt. Entsteht später Streit darüber, ob ein Schaden vor oder nach der Übergabe aufgetreten ist, ist das Protokoll häufig das einzige Dokument, auf das sich beide Seiten stützen können.
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Wofür die Vorlage genutzt wird
Die Vorlage ist für die Übergabe einer verkauften Eigentumswohnung gedacht, also für den Wechsel vom bisherigen Eigentümer zum Käufer. Sie unterscheidet sich vom Übergabeprotokoll im Mietverhältnis: Dort geht es um Ein- und Auszug eines Mieters, um Schönheitsreparaturen und um die Frage, ob Ansprüche aus der Kaution offen sind. Beim Kauf steht dagegen im Vordergrund, welchen Zustand der Käufer übernimmt und welche Ablesewerte, Schlüssel und Unterlagen er erhält.
Verwendet wird das Protokoll am Übergabetermin selbst. Üblich ist, dass die Wohnung erst übergeben wird, wenn der Kaufpreis vollständig beim Verkäufer eingegangen ist. Beide Seiten gehen die Räume gemeinsam ab, tragen die Werte ein und unterschreiben anschließend.
Welche Punkte im Protokoll stehen sollten
Rahmendaten und Beteiligte
Datum und Uhrzeit der Übergabe, die vollständige Anschrift der Wohnung einschließlich der Lage im Haus, die Namen von Verkäufer und Käufer sowie die Namen weiterer anwesender Personen. Wird eine Partei vertreten, gehört die Art der Vertretung ins Protokoll.
Zählerstände
Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser sowie Heizung beziehungsweise Wärmemengenzähler werden mit Zählernummer und Ablesewert notiert. Die Zählernummer ist wichtig, weil sich sonst bei mehreren Zählern im Haus nicht eindeutig zuordnen lässt, welcher Wert zu welcher Einheit gehört. Auf dieser Grundlage rechnen die Versorger den Verbrauch zwischen altem und neuem Eigentümer ab.
Schlüssel und Zugangsmittel
Aufgeführt werden Anzahl und Art aller übergebenen Schlüssel: Wohnungstür, Haustür, Briefkasten, Keller, Fahrradraum, Müllraum, Garage oder Tiefgarage. Dazu kommen Transponder, Chips, Fernbedienungen für Tore und gegebenenfalls Codes für Klingel- oder Schließanlagen. Fehlende Schlüssel sollten ausdrücklich vermerkt werden.
Zustand der Räume und Mängel
Jeder Raum wird einzeln betrachtet: Böden, Wände, Decken, Fenster, Türen, Sanitärobjekte, Einbauten. Mängel werden konkret beschrieben, also mit Ort, Art und ungefährer Größe. Pauschale Formulierungen wie „Bad in Ordnung“ helfen im Streitfall wenig. Fotos, die dem Protokoll beigefügt und im Text erwähnt werden, machen den Zustand nachvollziehbar.
Inventar und Unterlagen
Mitverkaufte Gegenstände wie Einbauküche, Markise oder Gartenhaus gehören ebenso ins Protokoll wie die Unterlagen, die der Verkäufer übergibt: Teilungserklärung, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Hausgeldabrechnungen, Energieausweis, Wartungsnachweise und Bedienungsanleitungen. Sinnvoll ist außerdem ein Hinweis auf die Hausverwaltung und auf laufende Verträge für Strom, Gas, Wasser oder Internet.
Wann das Protokoll sinnvoll ist
Ein Übergabeprotokoll ist bei jeder Wohnungsübergabe sinnvoll, unabhängig von Kaufpreis und Zustand der Immobilie. Besonders wichtig wird es, wenn zwischen Beurkundung und Übergabe mehrere Wochen liegen, wenn die Wohnung noch möbliert ist, wenn zwischenzeitlich Handwerker gearbeitet haben oder wenn eine vermietete Eigentumswohnung verkauft wird. Im letzten Fall wird die Wohnung nicht geräumt übergeben; dokumentiert werden dann vor allem die Mietunterlagen, der Stand der Kaution und die gemeinschaftlich zugänglichen Bereiche.
Worauf Käufer und Verkäufer achten sollten
Das Protokoll sollte am Tag der Übergabe ausgefüllt und nicht später aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden. Beide Parteien unterschreiben, und jede Seite erhält eine Ausfertigung. Nachträgliche Ergänzungen werden von beiden abgezeichnet.
Ein Protokoll ersetzt den Kaufvertrag nicht. Welche Rechtsfolgen ein festgehaltener Mangel hat, ergibt sich aus dem notariellen Kaufvertrag, in dem die Gewährleistung beim Verkauf gebrauchter Immobilien häufig eingeschränkt ist. Das Protokoll sagt, was am Übergabetag vorhanden war; der Vertrag sagt, wer dafür einsteht. Wer sich über die Bedeutung eines Mangels unsicher ist, klärt das vor der Unterschrift mit dem Notar oder einer rechtsberatenden Person.
Unterschrieben werden sollte nur, was beide Seiten auch gesehen haben. Wird ein Raum nicht betreten, weil er verschlossen ist, gehört dieser Umstand ins Protokoll.
Ein einfaches Praxisbeispiel
Eine Dreizimmerwohnung wird Ende September übergeben. Beim gemeinsamen Rundgang notieren beide Seiten die Zählerstände, vier Wohnungsschlüssel, zwei Haustürschlüssel und einen Tiefgaragen-Transponder. Im Bad fällt ein Riss in einer Wandfliese neben dem Waschbecken auf; er wird mit Ort und Größe beschrieben und fotografiert. Die Einbauküche ist laut Kaufvertrag mitverkauft und wird als vorhanden vermerkt, der Backofen als nicht funktionsfähig. Beide unterschreiben, jede Seite nimmt ein Exemplar mit. Als der Käufer zwei Monate später den Riss reklamiert, lässt sich anhand des Protokolls klären, dass er bereits bei der Übergabe vorhanden war.
Verwandte Vorlagen und Themen
Für den Kauf eines Einfamilienhauses eignet sich das Übergabeprotokoll Haus (Kauf). Geht es um ein Mietverhältnis statt um einen Verkauf, passt das Übergabeprotokoll Wohnung für Einzug und Auszug. Wer die Ablesewerte gesondert festhalten möchte, findet dafür das Übergabeprotokoll Zählerstand; für umfangreiche Schließanlagen gibt es die Schlüssel- und Transponderliste.
