Wer Räume nur zeitweise überlässt – für einen Kursabend, ein Vereinsfest oder eine Chorprobe –, braucht dafür in der Regel keinen vollständigen Mietvertrag. Für solche Fälle ist der Raumnutzungsvertrag gedacht. Er hält fest, wer welche Räume wann, zu welchem Zweck und zu welchen Bedingungen nutzen darf, und er begrenzt die Überlassung von vornherein auf einen klar umrissenen Zeitraum.
Typische Anwender sind Kommunen, Kirchengemeinden, Vereine, Schulen und Unternehmen, die einen Saal, einen Seminarraum, eine Küche oder eine Werkstatt an wechselnde Nutzer vergeben. Die Vorlage auf dieser Seite enthält die Punkte, die in solchen Verträgen üblicherweise geregelt werden, und lässt sich sowohl für eine einmalige Nutzung als auch für eine regelmäßig wiederkehrende Überlassung anpassen.
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Wofür der Raumnutzungsvertrag verwendet wird
Der Raumnutzungsvertrag regelt die befristete Überlassung von Räumen zu einem festgelegten Zweck. Anders als beim Wohn- oder Gewerbemietvertrag steht nicht das dauerhafte Wohnen oder der laufende Geschäftsbetrieb im Vordergrund, sondern eine abgegrenzte Nutzung: ein einzelner Termin, eine Veranstaltungsreihe oder eine Saison.
Häufig kommt er zum Einsatz, wenn eine Gemeinde ihr Bürgerhaus für Familienfeiern vergibt, eine Schule die Aula außerhalb des Unterrichts öffnet oder ein Betrieb einen Besprechungsraum an einen Kursanbieter überlässt.
Abgrenzung zu Miete, Pacht und Leihe
Rechtlich handelt es sich beim Raumnutzungsvertrag meist um einen Mietvertrag im Sinne der §§ 535 ff. BGB – auch dann, wenn die Urkunde anders überschrieben ist. Maßgeblich ist der Inhalt der Vereinbarung, nicht ihre Bezeichnung. Wird dem Nutzer zusätzlich das Recht eingeräumt, aus den Räumen Erträge zu ziehen, etwa bei einer überlassenen Gaststättenküche, kann eine Pacht nach § 581 BGB vorliegen. Erfolgt die Überlassung vollständig unentgeltlich, kommt eine Leihe nach § 598 BGB in Betracht.
Diese Einordnung wirkt sich auf Kündigungsfristen, Gewährleistung und Haftung aus und sollte deshalb einmal grundsätzlich geklärt werden. Die folgenden Hinweise beschreiben die übliche Vertragspraxis und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.
Diese Punkte sollte der Vertrag regeln
Vertragsparteien und Räume
Beide Seiten werden mit vollständigem Namen und Anschrift benannt, bei Vereinen und Unternehmen zusätzlich mit der vertretungsberechtigten Person. Die Räume werden so genau bezeichnet, dass kein Zweifel bleibt: Gebäude, Stockwerk, Raumnummer, mitgenutzte Flächen wie Flur, Küche oder Sanitärbereich. Auch die überlassene Ausstattung – Tische, Stühle, Technik, Geschirr – gehört in die Aufstellung.
Nutzungszeit und Nutzungszweck
Der Vertrag nennt Beginn und Ende der Nutzung, bei wiederkehrenden Terminen zusätzlich Wochentag und Uhrzeit. Der Zweck sollte konkret beschrieben sein, etwa „Yogakurs“ oder „private Geburtstagsfeier“. Eine Zweckbindung ist kein Formalismus: Sie entscheidet darüber, ob eine abweichende Nutzung vertragswidrig ist und wie der Versicherungsschutz greift.
Entgelt, Nebenkosten und Kaution
Festzuhalten sind die Höhe des Nutzungsentgelts, der Abrechnungszeitraum, die Fälligkeit und die Zahlungsweise. Nebenkosten für Strom, Heizung, Wasser und Reinigung werden entweder pauschal abgegolten oder gesondert abgerechnet – die Vorlage sollte an dieser Stelle eindeutig sein. Bei Veranstaltungen ist eine Kaution üblich, ebenso eine Regelung dazu, wann sie zurückgezahlt wird.
Zugang, Schlüssel und Hausordnung
Der Vertrag hält fest, wie viele Schlüssel oder Zugangskarten übergeben werden, wer sie aushändigt und wann sie zurückzugeben sind. Eine beigefügte Hausordnung regelt Ruhezeiten, Rauchverbot, Musiklautstärke, Mülltrennung und den Zustand, in dem die Räume zu hinterlassen sind.
Haftung und Versicherung
Üblich ist die Vereinbarung, dass der Nutzer für Schäden aufkommt, die er oder seine Gäste verursachen. Viele Überlasser verlangen den Nachweis einer Haftpflichtversicherung. Ebenso sollte geregelt sein, ob für eingebrachte Gegenstände gehaftet wird und wer die Verkehrssicherungspflicht während der Nutzung trägt.
Beendigung und Rückgabe
Bei einmaliger Nutzung endet der Vertrag mit Ablauf des vereinbarten Zeitraums. Bei laufender Nutzung braucht es Kündigungsfristen und Gründe für eine außerordentliche Kündigung, etwa wiederholte Verstöße gegen die Hausordnung. Sinnvoll ist ein kurzes Übergabeprotokoll bei Rückgabe, in dem Zustand, Zählerstände und Schlüsselzahl festgehalten werden.
Wann ein Raumnutzungsvertrag sinnvoll ist
Sinnvoll ist er immer dann, wenn die Überlassung zeitlich begrenzt und zweckgebunden ist und beide Seiten kein dauerhaftes Mietverhältnis begründen wollen. Geht es dagegen um Räume, in denen jemand auf Dauer wohnt oder ein Gewerbe betreibt, sind ein Wohnraum- oder Gewerbemietvertrag die richtige Grundlage. Ein als „Nutzungsvereinbarung“ betitelter Vertrag ändert daran nichts, wenn tatsächlich dauerhaft gemietet wird.
Worauf Nutzer achten sollten
Wiederkehrende Streitpunkte sind Reinigung, Lärm und Schäden. Es hilft, vor der Unterschrift drei Fragen zu klären: Wer reinigt nach der Nutzung, und ist die Reinigung im Entgelt enthalten? Welche Lautstärke ist bis wann zulässig? Und wie wird der Zustand der Räume vor und nach der Nutzung dokumentiert? Wer die Antworten in den Vertrag aufnimmt, erspart sich die meisten späteren Auseinandersetzungen.
Praxisbeispiel
Ein Gesangsverein möchte jeden Dienstag von 19 bis 21 Uhr den Saal des Gemeindehauses nutzen. Der Vertrag benennt den Saal samt Stuhllager und Teeküche, legt den wöchentlichen Termin und eine Laufzeit von einem Jahr fest, nennt ein monatliches Entgelt inklusive Heizung und Strom und verpflichtet den Verein, den Saal besenrein zu hinterlassen. Zwei Schlüssel werden übergeben, die Hausordnung ist Vertragsbestandteil, für Schäden am Inventar haftet der Verein. Damit ist die wiederkehrende Nutzung geregelt, ohne ein unbefristetes Mietverhältnis zu begründen.
Verwandte Vorlagen und Themen
Für die dauerhafte Überlassung gewerblich genutzter Räume eignet sich der Gewerbemietvertrag. Soll die Nutzung unentgeltlich erfolgen, ist der Leihvertrag die passende Vorlage. Geht es um die Bewirtschaftung mit Ertragsabsicht, führt der Weg zum Pachtvertrag. Die Regeln für das Zusammenleben im Gebäude lassen sich mit einer Hausordnung ergänzen, die Rückgabe mit einem Übergabeprotokoll für Zählerstände dokumentieren.
