Alle Jahre wieder: Ärger mit der Nebenkostenabrechnung
Die jährliche Nebenkostenabrechnung bietet häufig Anlass für mietrechtliche Auseinandersetzungen zwischen Mieter und Vermieter. Ohnehin ist die Nebenkostenabrechnung aufgrund steigender Kosten als zweite Miete in die Kritik geraten. Und sie bleibt es auch, da die Mieter mit immer höheren Kosten und auch mit erheblichen Betriebskostennachzahlungen belastet werden. Hinzu kommt, dass die gesetzlichen Vorgaben, die an die Nebenkosten gestellt werden, oftmals nicht eingehalten werden. Grund genug, die Nebenkostenabrechnung sorgfältig auf ihre Rechtmäßigkeit zu prüfen und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen.
Grundsätzliches zur Nebenkostenabrechnung
Grundsätzlich ist es sinnvoll, jede Nebenkostenabrechnung zu überprüfen. Das sollten Sie laut einer Empfehlung des Mieterbundes spätestens dann tun, wenn Sie eine Abweichung der Nebenkosten von etwa 20 Prozent zum Betriebskostenspiegel feststellen. Grundsätzlich dürfen in einer Nebenkostenabrechnung nur die im jeweiligen Abrechnungszeitraum fällig gewordenen Kosten abgerechnet werden. Nicht dazu gehören Kosten für Reparaturen und für die Instandhaltung. Der Abrechnungszeitraum umfasst zwölf Monate. Ebenso viel Zeit hat der Vermieter nach Ablauf des Abrechnungszeitraums, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung vorzulegen. Erfolgt die Nebenkostenabrechnung nach Kalenderjahr, läuft die Frist im Dezember des folgenden Jahres ab.
Die einzelnen Kostenblöcke in der Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung setzt sich aus verschiedenen Posten zusammen, zu denen unter anderem diese gehören:
(1) Die Heizkosten sind der größte Posten in der Nebenkostenabrechnung. Sie müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wobei es eine Verbrauchs- und eine Flächenkomponente gibt. Hinzu kommen auch die Nebenkosten der Heizung, die sich unter anderem aus den Wartungskosten, den Kosten für Strom und die Wärmemessung zusammensetzen. Probleme ergeben sich dann, wenn nicht nur die Wartungskosten für die Heizung auf den Mieter umgelegt werden, sondern auch die Kosten für Reparaturen. Bezüglich der Heizkosten ist der Vermieter außerdem verpflichtet, den Brennstoff möglichst günstig einzukaufen.
(2) Die Kosten für Warmwasser werden verbrauchsabhängig abgerechnet. Möglich ist auch eine Abrechnung, bei der der Verbrauch anhand der Quadratmeterzahl oder nach Personen ermittelt wird. Neben dem reinen Wassergeld werden auch die Kosten für die Wasseruhr sowie Eichkosten und weitere im Zusammenhang mit dem Wasserverbrauch anfallenden Kosten auf den Mieter umgelegt. Hinzu kommen die Kanalgebühren und möglicherweise auch Abgaben für Niederschlagswasser oder Sielgebühren. Anlass für Probleme bietet regelmäßig der Abrechnungsmodus. Eine Lösung wäre der nachträgliche Einbau von Wasseruhren, wogegen sich Mieter meist wehren, da sie die Kosten für den Einbau und für das Ablesen tragen müssten.
(3) Auch die Grundsteuer ist Teil der Nebenkosten und darf auf die Mieter anteilig nach Quadratmetern umgelegt werden. Zu Streitigkeiten führt die Grundsteuer regelmäßig dann, wenn die Gemeinde nachträglich Grundsteuer erhebt. Der Vermieter darf allerdings nur die Grundsteuer für das laufende und das vorangegangene Kalenderjahr auf den Mieter abwälzen.
(4) Auch die Hausmeisterkosten bieten ausreichend Anlass für Streitigkeiten zwischen Vermieter und Mieter. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten für die Haus- oder Treppenreinigung, die Straßenreinigung, den Winterdienst, die Bedienung der Heizung, die Gartenpflege und Wartungsarbeiten. Nicht in die Nebenkostenabrechnung gehören Verwaltungsarbeiten und Reparaturen. Allerdings ist es üblich, dass Hausmeister auch kleine Reparaturen ausführen oder einzelnen Mietern zur Hand gehen. Auch diese Kosten sind nicht in der Nebenkostenabrechnung abrechnungsfähig. Das ist allerdings für Mieter schwer nachvollziehbar. Denn diese Kosten werden oftmals in anderen Hausmeisterkosten versteckt.
(5) Auch die Aufzugkosten sorgen regelmäßig für Unmut in größeren Mietshäusern. Grund ist, dass manche den Aufzug regelmäßig nutzen, während andere die Treppe nehmen oder im Erdgeschoss wohnen. Das nützt jedoch alles nichts, denn die Kosten für den Aufzug werden pro Quadratmeter auf die Mieter umgelegt. Dazu gehören die Kosten für den Strom, die Reinigung, die Notrufbereitschaft sowie für die Überwachung. Nicht zu den Betriebskosten gehören allerdings die Reparaturkosten für den Aufzug.
(6) In der Nebenkostenabrechnung dürfen unter anderem auch diese Kosten aufgeführt und auf den Mieter umgelegt werden:
- Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Kosten für Kabelfernsehen oder eine Gemeinschaftsantenne
- Kosten für Allgemeinstrom
- Kosten für die Müllentsorgung und die öffentliche Straßenreinigung
- Kosten für die Schornsteinreinigung
Alle genannten Nebenkosten und mögliche sonstige Kosten dürfen nur dann über die Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag aufgeführt sind.
Auf diese Fristen sollten Sie achten
Als Mieter haben Sie ein Jahr nach Zugang der Nebenkostenabrechnung Zeit, diese zu prüfen und mögliche Einwände zu formulieren. Sofern Sie allerdings eine Aufforderung zur Nachzahlung erhalten, sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse zeitnah nach Zugang des Schreibens schriftlich Widerspruch einlegen. Aus Beweisgründen ist es sinnvoll, alles schriftlich zu dokumentieren und abzuwickeln. Zeitnah deshalb, weil Ihr Widerspruch nicht dazu führt, dass die in § 286 Abs. 3 BGB festgeschriebene Zahlungsfrist ausgesetzt wird. Danach sind Sie verpflichtet, offene Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen nach Zugang zu bezahlen. Sofern Sie Widerspruch gegen die Nebenkostenzahlung eingelegt haben, sollten Sie die Zahlung nur unter Vorbehalt leisten und mit der Option einer Rückforderung. Fällt die Nachzahlung hoch aus, können Sie mit Ihrem Vermieter auch Ratenzahlungen vereinbaren, wozu dieser allerdings nicht verpflichtet ist. Die Zahlungsfrist gilt gleichermaßen auch für den Vermieter, sofern Sie Anspruch auf eine Rückzahlung von Nebenkosten haben.