Ein Coachingvertrag hält fest, welche Leistungen ein Coach erbringt und welche Pflichten der Auftraggeber übernimmt. Die Vereinbarung schafft Klarheit über Ziele, Ablauf, Vergütung und organisatorische Rahmenbedingungen des Coachings.
Die Vorlage eignet sich für selbstständige Coaches, Berater und Trainer sowie für Unternehmen oder Privatpersonen, die eine Coaching-Leistung beauftragen. Sie kann an Einzelcoachings, Gruppenangebote und längerfristige Begleitungen angepasst werden.
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Was regelt ein Coachingvertrag?
Ein Coachingvertrag beschreibt die Zusammenarbeit zwischen dem Coach und seinem Auftraggeber. Er legt fest, welche Leistungen vereinbart sind, in welchem Zeitraum das Coaching stattfindet und welche Vergütung zu zahlen ist. Durch eine schriftliche Vereinbarung können beide Seiten ihre Erwartungen vor Beginn der Zusammenarbeit abstimmen.
Coaching kann unterschiedliche Themen betreffen. Dazu gehören beispielsweise berufliche Entwicklung, Führung, Kommunikation, Organisation, Konfliktbewältigung oder persönliche Zielplanung. Der Vertrag sollte das Thema so konkret beschreiben, dass der vereinbarte Leistungsumfang nachvollziehbar bleibt.
Ein Coachingvertrag ist kein Versprechen, dass ein bestimmter persönlicher, beruflicher oder wirtschaftlicher Erfolg eintritt. Der Coach unterstützt den Auftraggeber bei einem Entwicklungsprozess. Entscheidungen und deren Umsetzung bleiben grundsätzlich Aufgabe des Auftraggebers.
Wann ist ein Coachingvertrag sinnvoll?
Eine schriftliche Vereinbarung ist insbesondere sinnvoll, wenn mehrere Termine geplant sind, ein umfangreiches Coaching-Paket gebucht wird oder höhere Kosten entstehen. Auch bei einem Coaching für Mitarbeiter oder Führungskräfte sollte geregelt werden, wer Auftraggeber ist, wer am Coaching teilnimmt und welche Informationen vertraulich behandelt werden.
Bei einem einzelnen kurzen Beratungstermin kann ebenfalls ein Vertrag verwendet werden. Bereits eine kompakte Vereinbarung kann Missverständnisse über Terminlänge, Honorar, Absagen und Inhalt der Leistung vermeiden.
Die Vorlage kann beispielsweise für folgende Angebote verwendet und angepasst werden:
- berufliches Einzelcoaching,
- Führungskräftecoaching,
- Gründungs- oder Karrierecoaching,
- Kommunikations- und Konfliktcoaching,
- Online-Coaching per Video oder Telefon,
- Coaching-Pakete mit mehreren Sitzungen.
Welche Punkte sollte der Coachingvertrag enthalten?
Vertragsparteien und Teilnehmer
Der Vertrag sollte den Coach und den Auftraggeber eindeutig benennen. Beauftragt ein Unternehmen das Coaching für einen Mitarbeiter, sind Auftraggeber und Teilnehmer nicht identisch. In diesem Fall sollte klar geregelt werden, wer zur Zahlung verpflichtet ist und in welchem Umfang Informationen an das Unternehmen weitergegeben werden dürfen.
Ziel und Gegenstand des Coachings
Der Coachinggegenstand sollte verständlich beschrieben werden. Möglich ist beispielsweise die Begleitung bei einer beruflichen Neuorientierung oder die Verbesserung von Führung und Kommunikation. Zu allgemeine Angaben können unterschiedliche Erwartungen auslösen.
Auch Leistungen, die nicht Bestandteil des Coachings sind, können ausdrücklich ausgeschlossen werden. Dadurch lässt sich verdeutlichen, wo die vereinbarte Unterstützung endet.
Umfang, Termine und Durchführungsort
Im Vertrag sollten Anzahl und Dauer der Sitzungen festgelegt werden. Zusätzlich kann geregelt werden, ob das Coaching vor Ort, telefonisch, online oder in wechselnden Formaten stattfindet.
Bei einem längerfristigen Coaching ist es sinnvoll, einen ungefähren Leistungszeitraum und das Verfahren zur Terminvereinbarung festzuhalten. Der Vertrag kann außerdem bestimmen, ob nicht genutzte Termine innerhalb einer bestimmten Zeit wahrgenommen werden müssen.
Vergütung und zusätzliche Kosten
Das Honorar kann pro Sitzung, Stunde, Tag oder als Gesamtpreis vereinbart werden. Der Vertrag sollte erkennen lassen, ob Umsatzsteuer hinzukommt und wann Rechnungen fällig werden.
Entstehen zusätzliche Kosten, etwa für Anreise, Übernachtung, Raummiete oder Arbeitsmaterialien, sollten diese ebenfalls geregelt werden. So kann der Auftraggeber die Gesamtkosten besser einschätzen.
Terminabsagen und Ausfallhonorar
Kurzfristig abgesagte Termine verursachen beim Coach häufig einen Verdienstausfall. Deshalb sollte der Vertrag bestimmen, bis wann ein Termin kostenfrei verschoben oder abgesagt werden kann. Für spätere Absagen kann ein angemessenes Ausfallhonorar vorgesehen werden.
Die Regelung sollte zugleich berücksichtigen, was geschieht, wenn der Coach einen Termin absagen muss. In der Regel wird dann ein Ersatztermin vereinbart oder ein bereits gezahlter Betrag für die ausgefallene Leistung erstattet.
Vertraulichkeit und Unterlagen
Im Coaching werden häufig persönliche oder betriebliche Informationen besprochen. Eine Vertraulichkeitsregelung kann festlegen, dass solche Angaben nicht ohne Zustimmung an Dritte weitergegeben werden.
Bei einem vom Arbeitgeber beauftragten Coaching sollte besonders deutlich geregelt werden, welche Informationen der Coach an den Auftraggeber übermitteln darf. Denkbar sind beispielsweise organisatorische Angaben zur Teilnahme, ohne Gesprächsinhalte oder persönliche Einschätzungen offenzulegen.
Der Vertrag kann außerdem bestimmen, wie mit Arbeitsblättern, Konzepten, Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen umzugehen ist.
Laufzeit und Beendigung
Bei Coaching-Paketen oder längerfristigen Begleitungen sollte geregelt werden, wann der Vertrag beginnt und endet. Zusätzlich kann eine Kündigungsmöglichkeit vorgesehen werden.
Für die Abrechnung bei einer vorzeitigen Beendigung sollte feststehen, welche bereits erbrachten Leistungen zu bezahlen sind und wie mit Vorauszahlungen umgegangen wird.
Praxisbeispiel für einen Coachingvertrag
Ein Unternehmen beauftragt einen Coach mit fünf Sitzungen für einen Abteilungsleiter. Vereinbart werden jeweils 90 Minuten, eine Durchführung per Videokonferenz sowie ein Gesamtpreis für das gesamte Paket. Termine können bis zu zwei Werktage vorher kostenfrei verschoben werden.
Der Vertrag hält außerdem fest, dass die Inhalte der Gespräche vertraulich bleiben. Das Unternehmen erhält lediglich eine Bestätigung, welche Termine stattgefunden haben. Aussagen des Teilnehmers und Einschätzungen des Coaches werden nicht ohne ausdrückliche Zustimmung weitergegeben.
Worauf sollten Nutzer der Vorlage achten?
Die Vorlage sollte stets an das konkrete Coaching-Angebot angepasst werden. Besonders wichtig sind eine klare Leistungsbeschreibung, nachvollziehbare Preise und eindeutige Regeln zu Terminabsagen.
Bei Verträgen mit Privatkunden können zusätzliche Informationspflichten oder besondere Vorgaben gelten, insbesondere wenn der Vertrag ausschließlich über Internet, E-Mail oder Telefon geschlossen wird. Auch die Verarbeitung personenbezogener Daten sollte getrennt geprüft und transparent erläutert werden.
Die Vorlage ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls. Bei besonderen Haftungsfragen, umfangreichen Unternehmenscoachings oder grenzüberschreitenden Leistungen kann eine individuelle rechtliche Prüfung sinnvoll sein.
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Für Leistungen, die stärker auf eine fachliche Beratung oder die Durchführung eines konkreten Projekts ausgerichtet sind, kann statt eines Coachingvertrags ein allgemeiner Dienstleistungs- oder Beratervertrag besser geeignet sein.
