Eine Geheimhaltungsvereinbarung hilft dabei, vertrauliche Informationen vor der Weitergabe an Dritte zu schützen. Sie kann eingesetzt werden, bevor eine Idee, eine Erfindung, ein Konzept, ein Prototyp oder eine technische Entwicklung besprochen wird.
Die Vorlage eignet sich insbesondere für Gespräche mit möglichen Geschäftspartnern, Entwicklern, Investoren, Dienstleistern oder Mitarbeitern. Sie schafft eine klare Grundlage dafür, welche Informationen vertraulich behandelt werden sollen.
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Wofür wird eine Geheimhaltungsvereinbarung genutzt?
Eine Geheimhaltungsvereinbarung wird häufig auch als Vertraulichkeitsvereinbarung oder Non-Disclosure Agreement bezeichnet. Sie soll verhindern, dass vertrauliche Informationen unbefugt weitergegeben, veröffentlicht oder für eigene Zwecke genutzt werden.
Das kann etwa dann sinnvoll sein, wenn ein Unternehmer eine neue Geschäftsidee vorstellt, ein Erfinder einen Prototyp erläutert oder ein Entwickler technische Unterlagen an einen möglichen Auftraggeber weitergibt. Auch bei Verhandlungen über Kooperationen kann eine Vereinbarung helfen, Erwartungen und Pflichten frühzeitig festzuhalten.
Die Vereinbarung ersetzt jedoch keinen Vertrag über die Nutzung, Übertragung oder Lizenzierung von Rechten. Wer beispielsweise Patente, Marken, Designs, Software oder technische Entwicklungen verwerten möchte, sollte die Rechte und Nutzungsbefugnisse gesondert regeln.
Wann ist die Vorlage sinnvoll?
Eine Geheimhaltungsvereinbarung ist besonders sinnvoll, bevor Details offenlegt werden, die noch nicht öffentlich bekannt sind. Dazu können technische Zeichnungen, Geschäftspläne, Kalkulationen, Kundendaten, Herstellungsverfahren, Software-Code, Entwürfe oder Informationen über eine geplante Erfindung gehören.
Typische Situationen sind:
- Gespräche mit möglichen Investoren oder Geschäftspartnern
- die Vorstellung einer neuen Produktidee
- die Beauftragung eines Entwicklers oder Designers
- Verhandlungen über eine Kooperation
- die Weitergabe technischer Unterlagen oder Prototypen
- die Vorbereitung eines Lizenz- oder Entwicklungsvertrags
Je früher die Vereinbarung abgeschlossen wird, desto klarer ist später nachvollziehbar, unter welchen Bedingungen Informationen weitergegeben wurden.
Welche Punkte sollte eine Geheimhaltungsvereinbarung regeln?
Vertrauliche Informationen genau beschreiben
Der Vertrag sollte möglichst eindeutig festlegen, welche Informationen als vertraulich gelten. Eine sehr allgemeine Formulierung kann später zu Streit führen. Sinnvoll ist es deshalb, die betroffenen Unterlagen, Projekte, Entwicklungen oder Gesprächsthemen so konkret wie möglich zu benennen.
Vertraulich können sowohl schriftliche Unterlagen als auch mündliche Informationen, Skizzen, Dateien, Bilder, Berechnungen und Muster sein. Auch Informationen, die während eines Gesprächs oder einer Präsentation vermittelt werden, können erfasst werden.
Zweck der Weitergabe festhalten
Es sollte geregelt werden, warum die Informationen übergeben werden. Das kann zum Beispiel die Prüfung einer Zusammenarbeit, die Entwicklung eines Produkts oder die Vorbereitung eines Vertragsabschlusses sein.
Die empfangende Partei sollte die Informationen nur für diesen vereinbarten Zweck verwenden dürfen. Dadurch wird vermieden, dass eine Idee oder Entwicklung außerhalb der vorgesehenen Zusammenarbeit genutzt wird.
Pflichten der empfangenden Partei
Die Vereinbarung sollte festhalten, dass vertrauliche Informationen nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen. Außerdem kann geregelt werden, dass nur Mitarbeiter oder Berater Zugang erhalten, die die Informationen für die Zusammenarbeit tatsächlich benötigen.
Praktisch ist auch eine Regelung dazu, wie Unterlagen aufbewahrt werden sollen. Digitale Dateien, Zeichnungen oder Prototypen sollten nicht ohne Zustimmung kopiert, veröffentlicht oder für andere Projekte verwendet werden.
Ausnahmen von der Geheimhaltung
Nicht jede Information kann dauerhaft geheim gehalten werden. Häufig werden Informationen von der Verpflichtung ausgenommen, die bereits öffentlich bekannt waren, rechtmäßig von anderer Seite stammen oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben offengelegt werden müssen.
Solche Ausnahmen sollten klar benannt werden. Das hilft beiden Parteien, den Umfang der Verpflichtung besser einzuschätzen.
Dauer der Verpflichtung
Die Geheimhaltungspflicht sollte nicht ohne zeitliche Regelung bleiben. Je nach Projekt kann eine bestimmte Laufzeit vereinbart werden. Bei besonders sensiblen technischen Informationen oder Geschäftsgeheimnissen kann eine längere Verpflichtung sinnvoll sein.
Wichtig ist, dass die Dauer zum Umfang und zur Bedeutung der Informationen passt. Eine zeitlich unbegrenzte Verpflichtung kann in einzelnen Fällen sinnvoll erscheinen, sollte aber sorgfältig formuliert werden.
Rückgabe oder Löschung von Unterlagen
Nach dem Ende der Gespräche oder Zusammenarbeit sollte geregelt sein, was mit den Unterlagen geschieht. Möglich ist etwa, dass Dokumente zurückgegeben, Dateien gelöscht und angefertigte Kopien vernichtet werden müssen.
Bei digitalen Unterlagen kann es sinnvoll sein, auch Sicherungskopien und gespeicherte E-Mails zu berücksichtigen. So lässt sich besser nachvollziehen, welche Informationen nach dem Ende der Zusammenarbeit noch vorhanden sind.
Was eine Geheimhaltungsvereinbarung nicht ersetzt
Eine Geheimhaltungsvereinbarung schützt vor allem den vertraulichen Umgang mit Informationen. Sie legt aber nicht automatisch fest, wem eine Idee, eine Erfindung oder ein Arbeitsergebnis gehört.
Wer die Rechte an einer Entwicklung übertragen oder Nutzungsrechte einräumen möchte, benötigt in der Regel zusätzliche Vereinbarungen. Das kann etwa ein Entwicklungsvertrag, ein Lizenzvertrag oder eine Vereinbarung über die Übertragung von Rechten sein.
Auch eine Geheimhaltungsvereinbarung ersetzt keine Anmeldung eines Schutzrechts. Wer eine Erfindung schützen lassen möchte, sollte rechtzeitig prüfen, welche Schritte vor einer Veröffentlichung erforderlich sind.
Praxisbeispiel: Vorstellung einer Produktidee
Ein Unternehmer entwickelt die Idee für ein neues technisches Produkt und möchte einen externen Entwickler mit der Erstellung eines Prototyps beauftragen. Damit der Entwickler die Umsetzung prüfen kann, erhält er Zeichnungen, Funktionsbeschreibungen und Informationen über mögliche Kunden.
Vor der Übergabe dieser Unterlagen schließen beide Seiten eine Geheimhaltungsvereinbarung. Darin wird festgelegt, dass der Entwickler die Informationen nur für die Prüfung und Umsetzung des Projekts verwenden darf. Eine Weitergabe an andere Kunden oder die Nutzung für eigene Entwicklungen ist nicht erlaubt.
Zusätzlich kann später ein Entwicklungs- oder Lizenzvertrag notwendig werden, wenn der Entwickler tatsächlich mit der Umsetzung beauftragt wird oder Rechte an den Ergebnissen geregelt werden sollen.
Worauf sollte man vor der Unterschrift achten?
- Die Parteien sollten mit vollständigem Namen und korrekter Anschrift genannt werden.
- Der Gegenstand der vertraulichen Informationen sollte verständlich beschrieben sein.
- Es sollte klar sein, wofür die Informationen verwendet werden dürfen.
- Die Laufzeit und das Ende der Geheimhaltungspflicht sollten geregelt sein.
- Bei mehreren Beteiligten sollte festgelegt werden, wer Informationen erhalten darf.
- Die Vereinbarung sollte vor der Weitergabe sensibler Unterlagen unterschrieben werden.
Verwandte Vorlagen und Themen
Bei einer Zusammenarbeit über die Entwicklung, Nutzung oder Verwertung einer Idee reichen Geheimhaltungsregeln allein häufig nicht aus. Je nach Vorhaben können zusätzlich Vereinbarungen zu Nutzungsrechten, Vergütung, Entwicklungsleistungen oder der Übertragung von Arbeitsergebnissen erforderlich sein.
Geheimhaltungsvereinbarung zur Entwicklung/Idee/Erfindung