Ein Reinigungsvertrag hält fest, welche Reinigungsarbeiten ein Dienstleister übernimmt und welche Vergütung der Auftraggeber dafür zahlt. Die Vereinbarung kann für einzelne Aufträge ebenso verwendet werden wie für regelmäßig wiederkehrende Leistungen in Büros, Praxen, Geschäften, Wohnanlagen oder privaten Haushalten.
Eine schriftliche Regelung schafft Klarheit über den Umfang der Arbeiten, die Reinigungsintervalle, den Zugang zu den Räumen und den Umgang mit Reinigungsmitteln oder Schlüsseln. Die Vorlage sollte deshalb an das konkrete Objekt und die vereinbarten Leistungen angepasst werden.
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Wofür wird ein Reinigungsvertrag verwendet?
Ein Reinigungsvertrag wird zwischen einem Auftraggeber und einer Reinigungsfirma oder einem selbstständigen Dienstleister geschlossen. Er beschreibt die vereinbarten Reinigungsleistungen und die Bedingungen, unter denen diese ausgeführt werden.
Die Vorlage eignet sich beispielsweise für die regelmäßige Reinigung von Büroräumen, Treppenhäusern, Arztpraxen, Ladengeschäften oder Gemeinschaftsflächen. Sie kann außerdem für eine Grundreinigung, eine Bauendreinigung, eine Fensterreinigung oder einen zeitlich begrenzten Auftrag angepasst werden.
Je genauer die Aufgaben beschrieben sind, desto leichter lässt sich später feststellen, ob die vereinbarte Leistung vollständig erbracht wurde. Allgemeine Formulierungen wie „regelmäßige Reinigung“ reichen häufig nicht aus, wenn die Parteien unterschiedliche Vorstellungen vom Arbeitsumfang haben.
Welche Punkte sollte der Vertrag regeln?
Vertragsparteien und Reinigungsobjekt
Im Vertrag sollten die vollständigen Namen und Kontaktdaten der Vertragspartner stehen. Auch das zu reinigende Objekt muss eindeutig bezeichnet werden. Bei größeren Gebäuden ist es sinnvoll, die betroffenen Räume, Etagen oder Flächen einzeln aufzuführen.
Eine Anlage mit Raumliste oder Reinigungsplan kann den Vertrag ergänzen. Darin lassen sich die einzelnen Flächen und die jeweils vorgesehenen Arbeiten übersichtlich festhalten.
Art und Umfang der Reinigung
Der Vertrag sollte konkret beschreiben, welche Tätigkeiten geschuldet sind. Dazu können unter anderem das Saugen und Wischen von Böden, die Reinigung von Sanitäranlagen, das Leeren von Abfallbehältern, das Abwischen von Oberflächen oder die Reinigung von Fenstern gehören.
Zusätzlich sollte festgelegt werden, wie häufig die Arbeiten stattfinden. Möglich sind feste Wochentage, bestimmte Uhrzeiten oder Reinigungsintervalle wie täglich, wöchentlich oder monatlich. Leistungen, die nur bei Bedarf oder gegen zusätzliche Vergütung ausgeführt werden, sollten getrennt genannt werden.
Vergütung und Abrechnung
Die Parteien können einen festen Preis pro Einsatz, eine monatliche Pauschale oder eine Abrechnung nach Zeitaufwand vereinbaren. Der Vertrag sollte erkennen lassen, welche Leistungen mit der Vergütung abgegolten sind und welche Zusatzarbeiten gesondert berechnet werden.
Auch die Fälligkeit der Rechnung und der vereinbarte Abrechnungszeitraum gehören in den Vertrag. Bei einer Abrechnung nach Stunden kann zusätzlich geregelt werden, wie Arbeitszeiten dokumentiert und bestätigt werden.
Reinigungsmittel und Arbeitsgeräte
Es sollte feststehen, wer Reinigungsmittel, Maschinen und sonstige Arbeitsgeräte bereitstellt. Stellt der Auftraggeber bestimmte Mittel zur Verfügung, kann im Vertrag oder in einer Anlage festgehalten werden, welche Produkte verwendet werden sollen.
Bei empfindlichen Böden, Möbeln oder technischen Geräten sind besondere Pflegehinweise sinnvoll. Der Auftraggeber sollte auf Materialien hinweisen, die nur mit bestimmten Mitteln behandelt werden dürfen.
Zugang, Schlüssel und Sicherheitsregeln
Findet die Reinigung außerhalb der üblichen Geschäftszeiten statt, benötigt der Dienstleister möglicherweise Schlüssel, Zugangskarten oder Alarmcodes. Der Vertrag sollte regeln, welche Zugangsmittel übergeben werden, wer sie verwenden darf und was bei Verlust zu tun ist.
Zusätzlich können betriebliche Vorgaben aufgenommen werden. Dazu gehören beispielsweise Zutrittsbeschränkungen, Verschwiegenheitspflichten oder Hinweise zum Abschließen bestimmter Räume.
Laufzeit und Beendigung des Vertrags
Ein Reinigungsvertrag kann für einen einzelnen Auftrag, für einen bestimmten Zeitraum oder auf unbestimmte Zeit geschlossen werden. Bei laufenden Verträgen sollten Beginn, Kündigungsfrist und Form der Kündigung eindeutig angegeben sein.
Auch eine Probephase kann vereinbart werden. In diesem Fall sollte klar sein, wie lange sie dauert und unter welchen Bedingungen der Vertrag anschließend fortgesetzt oder beendet wird.
Abnahme, Mängel und Dokumentation
Bei umfangreichen oder einmaligen Arbeiten kann eine gemeinsame Abnahme sinnvoll sein. Dabei prüfen Auftraggeber und Dienstleister, ob die vereinbarten Flächen gereinigt wurden. Festgestellte Beanstandungen sollten möglichst konkret beschrieben und zeitnah mitgeteilt werden.
Bei regelmäßig wiederkehrenden Leistungen kann ein Reinigungsnachweis verwendet werden. Darin trägt der Dienstleister ein, wann die Arbeiten ausgeführt wurden. Eine solche Dokumentation hilft beiden Seiten, den Ablauf nachzuvollziehen.
Einfaches Praxisbeispiel
Eine Kanzlei beauftragt eine Reinigungsfirma mit der Reinigung ihrer Büroräume. Der Vertrag legt fest, dass die Arbeiten montags, mittwochs und freitags nach Geschäftsschluss stattfinden. Zum Leistungsumfang gehören das Saugen der Teppiche, das Wischen der Küchen- und Sanitärbereiche sowie das Leeren der Abfallbehälter.
Die Fensterreinigung ist nicht in der monatlichen Pauschale enthalten und wird zweimal jährlich gesondert beauftragt. Für den Zugang erhält die Reinigungsfirma einen dokumentierten Schlüssel. Auf diese Weise ist für beide Seiten erkennbar, welche Leistungen im vereinbarten Preis enthalten sind.
Worauf sollten die Vertragspartner achten?
Die Vorlage sollte nicht unverändert übernommen werden, wenn der Auftrag besondere Anforderungen stellt. Entscheidend sind eine genaue Leistungsbeschreibung, eindeutige Reinigungsintervalle und eine nachvollziehbare Vergütungsregelung.
Anlagen wie Leistungsverzeichnis, Raumplan, Preisübersicht oder Schlüsselprotokoll sollten ausdrücklich als Bestandteile des Vertrags bezeichnet werden. Änderungen und zusätzliche Aufträge sollten ebenfalls dokumentiert werden, damit später keine Unklarheiten über Umfang und Kosten entstehen.
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