DMS

Verträge einfach und effizient verwalten

DMSVerwaltungsaufgaben nehmen heute in vielen Unternehmen noch eine Menge Zeit in Anspruch. Moderne Softwarelösungen schaffen hier auf effektive Art und Weise Abhilfe. Insbesondere bei Dokumenten wie Verträgen können entsprechende Managementsysteme für mehr Effizienz im Unternehmen sorgen.

Insbesondere in Unternehmen gibt es heute eine Vielzahl von Verträgen, alle mit unterschiedlichen Inhalten, Laufzeiten und Fristen. Wenn sich Verträge unbemerkt automatisch verlängern oder aber nicht mehr benötigte Verträge trotzdem unbemerkt weiterlaufen, resultiert dies meist aus einem fehlenden Überblick. Moderne Dokumentenmanagement-Software kann unterschiedlichste Verträge bündeln und übersichtlich elektronisch archivieren. Je größer das Unternehmen, desto sinnvoller ist ein solches DMS für die Vertrags- und Dokumentenverwaltung, wie etwa die Lösung Doxis4 der SER Group.

Fristen verpassen kann teuer werden

Im Privatleben kennen wohl die Meisten die Gefahr, die durch einen fehlenden Überblick über Verträge ausgeht. Mobilfunk, KFZ, Stromanbieter um nur einige zu nennen. Verpasst man die Kündigungsfrist, muss man meist 12 Monate warten, bis man den Vertrag kündigen kann und sich für einen anderen, günstigeren Anbieter entscheiden kann. Dies lässt sich bei einem Mobilfunkvertrag vielleicht noch verschmerzen, in einem Unternehmen fallen jedoch vielfältige Verträge an, bei denen eine verpasste Kündigung für ernsthafte Probleme sorgen kann:

  • Mietverträge
  • Leasingverträge für den Fuhrpark oder Maschinen
  • Partnerverträge
  • Versicherungsverträge
  • Serviceverträge, etc.

Hier können verpasste Fristen schnell ins Geld gehen und somit zu einem nicht unerheblichen Schaden für das Unternehmen führen. Daher ist es besonders wichtig, alle relevanten Verträge jederzeit im Blick zu haben und Fristen und Laufzeiten zu kennen. Mit Dokumentenmanagementsystemen lassen sich Verträge leicht verwalten.

Alle Verträge übersichtlich auf einen Blick

Oftmals sind in Unternehmen die einzelnen Verträge nicht zentral gebündelt, sondern liegen in diversen Unterabteilungen oder Computern einzelner Mitarbeiter. Ein umfassender Überblick ist somit nicht möglich. DMS bieten vielfältige Vorteile. Hier werden alle vorhandenen Verträge elektronisch archiviert und die jeweiligen Metadaten (Laufzeit, Kündigungsfristen, Vertragspartner, uvm.) automatisch erfasst. Somit ist es möglich eine elektronische Akte anzulegen, welche bei Bedarf einer Person oder Gruppe zugeordnet werden kann, welche diesen Vertrag einsehen und bearbeiten kann. Im besten Fall lässt sich zudem von jedem Ort aus, beispielsweise mit dem Smartphone oder Laptop zuzugreifen, wenn es notwendig ist.

Durch die Erfassung der Metadaten wird es zudem möglich alle Verträge schnell und unkompliziert nach Stichworten zu durchsuchen, wenn es notwendig ist. So lässt sich deutlich effizienter recherchieren und wertvolle Zeit einsparen.

 

Effizientes Fristenmanagement

Zusätzliche Funktionen des DMS ermöglichen weiterhin eine rechtzeitige Erinnerung an Verträge, die vor dem Auslaufen stehen. Somit gehören verpasste Fristen der Vergangenheit an. Individuelle Einstellungen ermöglichen eine Anpassung an die Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens und bieten bestmögliche Flexibilität.

 

Umfangreiche Zusatzfunktionen erleichtern Arbeitsschritte und Koordination

Ein DMS kann über zahlreiche nützlihe Zusatzfunktionen verfügen. Eine Versionsverwaltung (Versionierung) ermöglicht es beispielsweise, jede Änderung an einem Dokument, beispielsweise einem Vertrag sofort zu erfassen und eine neue Version des Dokuments in einem entsprechenden Archiv zu speichern. Somit können Änderungen zu jedem Zeitpunkt genau nachvollzogen werden und die Gefahr eines Überschreibens der Originaldatei entfällt. Je nach Software unterscheidet sich der Funktionsumfang des DMS. Die DMS-Software Doxis4 beispielsweise bietet folgende Funktionen:

 

  • Umfassende Versionierung: Durch die umfassende Versionierung werden Verträge immer auf dem neusten Stand gehalten, alte Versionen werden zur Sicherheit bewahrt.
  • Übergreifende Vorlagenverwaltung: Zahlreiche Vorlagen vereinfachen die Vertragserstellung und Anpassung.
  • Gemeinsame Arbeitsbereiche für temporäre Projektakten. So lassen sich gemeinsam Verträge oder andere Dokumente prüfen und bearbeiten, in modernen Arbeitsumgebungen ist dies ein entscheidender Vorteil.
  • Automatische Benachrichtigung bei Änderungen oder Ablauf von Fristen. Somit werden keine Fristen mehr verpasst, rechtzeitige Benachrichtigungen können einzelnen Mitarbeitern oder Gruppen zugeordnet werden.
  • Volltextsuche für schnelle Recherche innerhalb der Dokumente. Nur so wird bei einer großen Anzahl von Verträgen / Dokumenten eine schnelle, effiziente Suche innerhalb dieser Dokumente möglich.
  • Vielfältige Annotationsmöglichkeiten und individuell berechtigte Annotationsebenen
  • Anmerkungen und Änderungen können somit von verschiedenen Berechtigungsebenen erstellt und bearbeitet werden.
  • Praktische Annotationsübersicht.
  • Check-in / Check-out Funktion.
  • Umfassende Optionen zur Dokumentablage und -indexierung.
  • Einfache Microsoft Office Integration.

 

DMS unumgänglich für langfristige Wettbewerbsfähigkeit

Somit eignet sich ein DMS nicht nur für das Verwalten von Verträgen, sondern von Dokumenten aller Art. Mit einem komfortablen DMS wird das Vertragsmanagement erheblich vereinfacht und weniger fehleranfällig. Diverse Zusatzfunktionen runden ein passendes DMS nach Bedarf ab. Vor allem große Unternehmen kommen ohne ein angepasstes DMS heute kaum noch aus, zu vielfältig sind die Dokumente. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, ist vor allem die Verschlankung und Effizienzsteigerung der Verwaltung notwendig. Mit einem Dokumentenmanagementsystem wird dies einfach ermöglicht.