Auftragsbearbeitung in Onlineshops

So behalten Shop-Betreiber den Überblick

nebenkostenabrechnungAufgrund der schnellen und unkomplizierten Beschaffung sowie teils günstigerer Angebote im Internet kaufen immer mehr Kunden überwiegend online ein. Damit gewährleistet ist, dass diese ihre Waren auch tatsächlich zügig und ohne Verzögerung erhalten, ist es enorm wichtig, dass Onlineshops stets eine reibungslos funktionierende Auftragsbearbeitung sicherstellen. Das gelingt ihnen durch die Nutzung spezieller Software-Programme, mit denen sie außerdem nicht nur viel Zeit, sondern letzten Endes auch noch Personal und Geld sparen können. Im folgenden Beitrag erläutern wir, wie Shop-Betreiber einen reibungslosen Ablauf der Auftragsbearbeitung sicherstellen und welche Aufgaben ihnen eine moderne Auftragsbearbeitungssoftware abnehmen kann.

Ablauf der Auftragsbearbeitung eines Onlineshops

  • Sobald ein Kunde eine Bestellung in einem Onlineshop aufgegeben hat, sollte er automatisch eine Bestellbestätigung sowie eine Rechnung per E-Mail zugestellt bekommen.
  • Anschließend erfolgt die Kommissionierung im Lager des Händlers – also die Zusammenstellung der Produkte, die der Kunde im Onlineshop bestellt hat. Neben der Zusammenstellung der bestellten Produkte hat das Lagermanagement die wichtige Aufgabe, die Lagerbestände genau zu kontrollieren, um stets sicherzustellen, dass alle Waren in ausreichender Zahl vorhanden sind, damit nachfolgende Kunden nicht erst auf ihre bestellten Produkte warten müssen. Sobald Produktvorräte aufgebraucht sind, muss dies entsprechend im Onlineshop vermerkt und direkt gemeldet werden, damit die Waren umgehend nachbestellt werden können.
  • Bevor die bestellten Produkte an einen Kunden verschickt werden können, muss zunächst der Zahlungseingang bestätigt und die Ware freigegeben werden.
  • Direkt im Anschluss können die Produkte mit der Post oder Paketlieferdiensten an den Kunden verschickt Eine Ausnahme bilden digitale Produkte. Da sie direkt im Anschluss an die Bezahlung aus dem Internet heruntergeladen werden können, fällt bei ihnen der Versandweg weg.

 

So können Shop-Betreiber ihre Kundenzufriedenheit steigern

Sendungsverfolgung: Es lohnt sich, einen Service einzurichten, bei dem Kunden verfolgen können, wo sich ihr Paket gerade befindet. Wenn sie Bescheid wissen, wo sich ihr Produkt gerade aufhält, bietet das den Vorteil, dass sie weniger empfindlich auf Lieferzeiten bzw. mögliche Lieferungsverzögerungen reagieren.

  1. Retourenmanagement: Kunden können Produkte im Internet nur bedingt prüfen, was dazu führt, dass die Ware manchmal nicht ihren Vorstellungen entspricht und zurückgesendet wird. Für diesen Fall sollten Onlineshops ihren Paketen bereits von vornherein entsprechende Rücksende-Unterlagen beifügen, um ihren Kunden Rücksendungen aufgrund von Reklamationen o.Ä. zu vereinfachen.
  2. Komplikationen vermeiden: Muss ein Kunde länger als erwartet auf sein Produkt warten, trifft die Ware beschädigt bei ihm ein, oder treten andere Probleme auf, wird ihm der Onlineshop mit hoher Wahrscheinlichkeit schlecht in Erinnerung bleiben und er bestellt dort womöglich nicht erneut. Um dazu beizutragen, dass Kunden mit dem Onlineshop zufrieden sind, sollten Shop-Betreiber sicherstellen, dass alle Abläufe im Hinblick auf die Auftragsbearbeitung immer ohne Komplikationen ablaufen.

 

Eine Auftragsbearbeitungssoftware hilft, den Überblick zu behalten

Um Kunden zu jeder Zeit reibungslose Bestellabläufe über das Internet zu gewährleisten, haben Shop-Betreiber die Möglichkeit, auf ein modernes System zur Auftragsbearbeitung zurückzugreifen. Ein solches Programm (hier erhältlich) bietet zum Beispiel der Software-Hersteller Lexware an. Es ist dazu in der Lage, alle Aufgaben zu übernehmen, die eine umfassende Abwicklung der Auftragsbearbeitung und -verwaltung ermöglichen. Dazu zählt unter anderem das Erstellen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen sowie das Verwalten der Bestände.

Dadurch können Onlineshops nicht nur viel Zeit, sondern auch Personal und damit bares Geld sparen. Da hilfreiche Assistenten außerdem dabei helfen, Kunden, Lieferanten und Artikel zu verwalten, behalten sie mit der Software immer den umfassenden Überblick über ihre Auftragsbearbeitung, damit sie auf lange Frist gesehen auch die Kundenzufriedenheit steigern können.