Online und offline: Wichtige Dokumente sichern

DokumenteOft befinden sie sich in dicken Ordnern oder auch Mappen und stehen im Wohnzimmerschrank oder in einem Keller-Regal. Die Rede ist von wichtigen Dokumenten, die nicht nur das finanzielle, sondern auch persönliche Leben regeln. Vom Testament über Geburtsurkunden bis hin zu Verträgen wird deren Gewicht meist erst dann deutlich, wenn es zu einem Verlust kommt. Dann nämlich sind manche Dokumente nur noch mit großen Aufwand wiederzubeschaffen. Ein solider Schutz von Anfang an, schützt hiervor.

 

Welche Dokumente nicht verloren gehen sollten

Dokumente Schließfach
Bankschließfächer sind sicher, aber nicht immer verfügbar. (Quelle: Klarinette71 (CC0-Lizenz)/ pixabay.com)

Angesichts der Tatsache, dass die meisten Dinge im heutigen Leben über Dokumente und Verträge geregelt werden, ist die Flut solcher Unterlagen groß. Vielen Menschen fällt es schwer, zu differenzieren, welche Unterlagen wichtig sind und welche ohne besondere Folgen verlorengehen können. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe hat einen umfangreichen Ratgeber zu diesem Thema veröffentlicht und zeigt hier auf, welche Dokumente unbedingt sicher aufbewahrt werden sollten. In diesem Zusammenhang empfiehlt das Bundesamt, alle wichtigen Dokumente gesammelt in einer Mappe oder einem Ordner zu lagern und dafür zu sorgen, dass Dritte im Zweifelsfall wissen, wo sie alles finden.

Zu den wichtigsten Dokumenten, die nicht verlorengehen sollten, gehören Familienurkunden. Sie sind meist in einem Stammbuch zusammengefasst, was die Lagerung erleichtert. Ebenfalls an einem sicheren Ort aufbewahrt werden sollten Nachweise über das persönliche Einkommen, Steuerbescheide und Versicherungsunterlagen. Gleiches gilt für das eigene Testament und Ausweisdokumente wie den Reisepass. Es kann sinnvoll sein, auch von den Ausweispapieren eine Kopie anzufertigen, die immer im Geldbeutel mitgeführt werden. Hierzu gehören der Personalausweis und der Führerschein. Geht der Geldbeutel einmal verloren, kann mit Hilfe der Kopie eine schnellere Wiederbeschaffung gewährleistet werden.

Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe empfiehlt unter anderem auch,

  • Bankunterlagen,
  • Qualifizierungsnachweise wie Zeugnisse,
  • Verträge wie Mietvertrag oder Leasingvertrag,
  • Patientenverfügungen,
  • und Grundbuchauszüge

in die Dokumentenmappe zu legen. Der Vorteil ist hier nicht nur, dass Angehörige im Ernstfall alle entscheidenden Unterlagen zur Hand haben. Auch erleichtert eine vollständige Dokumentenmappe das eigene Leben, da wichtige Dokumente nicht erst gesucht werden müssen.

 

Sicherung „offline“: Schutz vor Diebstahl und Beschädigung

Die Sicherung von Dokumenten ist folglich eine entscheidender Aufgabe und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Wer seine Unterlagen in einem gewöhnlichen Schrank aufbewahrt, geht dabei stets das Risiko eines Verlustes ein. Sowohl nach einem Einbruch als auch nach einem Wohnungsbrand oder einem Wasserschaden können die Dokumente dann nicht mehr auffindbar oder intakt sein, was einen langwierigen und stressigen Wiederbeschaffungs-Aufwand nach sich zieht.

Bankschließfächer sind sicher, aber nicht immer verfügbar.

Für die sichere Aufbewahrung von Dokumenten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die erste ist das Anmieten eines Bankschließfaches. In diesem Schließfach können Kunden dann alle wichtigen Unterlagen ablegen und bei Bedarf darauf zugreifen. Der Nachteil, der mit dieser Option verbunden ist, ist die Tatsache, dass Dokumente nicht kurzfristig verfügbar sind. Es muss stets gewartet werden, bis die Bank geöffnet hat, um Verträge oder andere Unterlagen anzusehen. Dokumente, die nicht im Alltag benötigt werden, können aber durchaus auch in einem solchen Schließfach untergebracht werden. Wichtig ist es, bei der Bank einen Bevollmächtigten zu ernennen, der das Schließfach im Zweifel öffnen darf.

Wer seine Unterlagen jedoch lieber im eigenen Zuhause aufbewahren möchte, kann einen Tresor für  Verträge & Akten nutzen. Hier stehen verschiedene Modelle zur Verfügung, die je nach Ausstattung Schutz bieten. Während abschließbare Tresore vor allem vor Einbrechern schützen, können feuergeschützte Varianten außerdem auch dem Untergang der Dokumente bei einem Brand vorbeugen. Da es immer wieder zu unvorhergesehenen Bränden kommt, ist diese Lösung sicherlich die empfehlenswerteste. Der Tresor kann bequem in einem Raum aufgestellt werden und ist dann stets greifbar. Verwandte, die im Ernstfall Zugriff haben sollen, erhalten selbstverständlich alle relevanten Informationen zur Öffnung des Schranks.

Online: Die Cloud als sicherer Ort?

Dokumente Cloud
In der Cloud können Daten heute sehr sicher gespeichert werden. (Quelle: kreatikar (CC0-Lizenz)/ pixabay.com)

Die Aufbewahrung von Dokumenten in ihrer realen Form ist unabdingbar. Sie lässt sich durch die digitale Sicherung folglich nur ergänzen. Das aber kann durchaus sinnvoll sein, denn eingescannte Verträge, Ausweispapiere und Dokumente lassen sich problemlos auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte speichern. Hier allerdings gibt es ein weiteres Risiko. Sobald das jeweilige Speichermedium defekt ist, sind alle gesicherten Dokumente verloren. Sie müssen dann entweder neu gescannt und gespeichert werden, oder bleiben im Falle des Verlustes von Originaldokumenten verloren.

In der Cloud können Daten heute sehr sicher gespeichert werden.

Sich bei der digitalen Sicherung nur auf ein Speichermedium zu verlassen, ist daher keine gute Idee.  Eine mögliche Alternative stellt die Nutzung von Cloud-Diensten dar. Noch vor einiger Zeit galt die Cloud als vergleichsweise unsicher, weswegen sich Unternehmen und Privatpersonen scheuten, dort sensible Daten zu sichern. Inzwischen jedoch ist das Know-How rund um diese Form der Datenspeicherung stark angewachsen und auch Anbieter haben ihre Hausaufgaben gemacht. Im Cloud-Speicher werden die Dokumente auf dem Server des Anbieters gesichert.

Der Vorteil ist, dass sich das jeweilige Unternehmen um die Funktionstüchtigkeit der Hard- sowie Software kümmert und auch datenschutzrechtliche Belange berücksichtigen muss. Damit in Sachen Datenschutz alles so abläuft, wie gewünscht, sollte allerdings stets ein Cloud-Anbieter aus der EU gewählt werden, denn hier müssen besonders strenge datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen erfüllt sein. Wer darüber hinaus eine Verschlüsselung der gesicherten Unterlagen wählt, erhöht die Sicherheit der eigenen Dokumente in der Cloud. Vor der Auswahl eines Anbieters lohnt es sich, dessen Reputation und Sicherheitsstandards genau unter die Lupe zu nehmen.

1. Bild oben Quelle: jobbe (CC0-Lizenz)/ pixabay.com